- Rôle
- Responsable général
- Responsable
- Vide
- Missions
- Gestion du temps et décisions
- Vérification
- Décoché
Rencontres et fêtes · Fiche de déroulé d’événement
Feuille de route du jour J
Quand vous avez besoin du déroulé du jour J, des responsables et du matériel sur une seule page
Le nouveau document n’est visible que par vous. Les coches et les statuts démarrent vides, et les liens de partage, votes et sondages ne s’ouvrent que lorsque vous les publiez vous-même.
Feuille de route du jour J
- Nom de l’événement
- Non défini
- Date et heure de l’événement
- Non défini
- Lieu
- Non défini
- Pilotage
- Non défini
Indiquez le nom et la date de l’événement dans les infos du document, puis remplacez la première heure de la feuille de route par l’heure de début réelle.
Répartition des rôles
Décidez d’abord qui s’occupe de quoi le jour J. Une fois les rôles attribués, cochez la vérification.
| Rôle | ResponsableResponsable | Missions | VérificationCase à cocher |
|---|---|---|---|
| Responsable général | Vide | Gestion du temps et décisions | Décoché |
| Accueil et orientation | Vide | Accueillir les participants et vérifier la liste | Décoché |
| Matériel et sonorisation | Vide | Vérification de l’écran et du micro | Décoché |
| Notes et photos | Vide | Photos et notes | Décoché |
| Rangement | Vide | Rangement et retours | Décoché |
- Rôle
- Accueil et orientation
- Responsable
- Vide
- Missions
- Accueillir les participants et vérifier la liste
- Vérification
- Décoché
- Rôle
- Matériel et sonorisation
- Responsable
- Vide
- Missions
- Vérification de l’écran et du micro
- Vérification
- Décoché
- Rôle
- Notes et photos
- Responsable
- Vide
- Missions
- Photos et notes
- Vérification
- Décoché
- Rôle
- Rangement
- Responsable
- Vide
- Missions
- Rangement et retours
- Vérification
- Décoché
Ordre de déroulement
Listez les éléments dans l’ordre chronologique et mettez à jour leur statut au fur et à mesure.
| Heure | Étape | ResponsableResponsable | À apporter | StatutStatut |
|---|---|---|---|---|
| 09:00 | Installation du lieu et vérification du matériel | Vide | Liste du matériel | Vide |
| 09:30 | Début de l’accueil | Vide | Liste et badges | Vide |
| 10:00 | Mots d’ouverture et consignes | Vide | Écran d’information | Vide |
| 10:10 | Premier programme | Vide | Documents de présentation | Vide |
| 11:00 | Pause | Vide | Eau et collations | Vide |
| 11:15 | Deuxième programme | Vide | Matériel d’activité | Vide |
| 12:00 | Mot de la fin et rangement | Vide | Sacs de rangement | Vide |
- Heure
- 09:00
- Étape
- Installation du lieu et vérification du matériel
- Responsable
- Vide
- À apporter
- Liste du matériel
- Statut
- Vide
- Heure
- 09:30
- Étape
- Début de l’accueil
- Responsable
- Vide
- À apporter
- Liste et badges
- Statut
- Vide
- Heure
- 10:00
- Étape
- Mots d’ouverture et consignes
- Responsable
- Vide
- À apporter
- Écran d’information
- Statut
- Vide
- Heure
- 10:10
- Étape
- Premier programme
- Responsable
- Vide
- À apporter
- Documents de présentation
- Statut
- Vide
- Heure
- 11:00
- Étape
- Pause
- Responsable
- Vide
- À apporter
- Eau et collations
- Statut
- Vide
- Heure
- 11:15
- Étape
- Deuxième programme
- Responsable
- Vide
- À apporter
- Matériel d’activité
- Statut
- Vide
- Heure
- 12:00
- Étape
- Mot de la fin et rangement
- Responsable
- Vide
- À apporter
- Sacs de rangement
- Statut
- Vide
Si le programme prend du retard, le responsable décide aussitôt quel élément supprimer. Marquez les éléments supprimés comme ignorés.
Vérification du matériel
Notez la quantité et le responsable de chaque article, et cochez la vérification une fois emballé.
| Article | QuantitéNombre | ResponsableResponsable | VérificationCase à cocher |
|---|---|---|---|
| Badges et liste des participants | 30 | Vide | Décoché |
| Panneaux et flèches | 4 | Vide | Décoché |
| Micros et câbles | 2 | Vide | Décoché |
| Eau et collations | 30 | Vide | Décoché |
| Sacs de rangement et ruban adhésif | 5 | Vide | Décoché |
- Article
- Badges et liste des participants
- Quantité
- 30
- Responsable
- Vide
- Vérification
- Décoché
- Article
- Panneaux et flèches
- Quantité
- 4
- Responsable
- Vide
- Vérification
- Décoché
- Article
- Micros et câbles
- Quantité
- 2
- Responsable
- Vide
- Vérification
- Décoché
- Article
- Eau et collations
- Quantité
- 30
- Responsable
- Vide
- Vérification
- Décoché
- Article
- Sacs de rangement et ruban adhésif
- Quantité
- 5
- Responsable
- Vide
- Vérification
- Décoché
Problèmes sur place
Notez en une ligne chaque problème survenu le jour J et indiquez comment il a été traité.
Problèmes sur place
| Problème | Catégorie | Urgence | Responsable | Traitement | Notes |
|---|---|---|---|---|---|
| Le volume du micro est faible | Matériel | Non défini | Non défini | Non défini | Vérifier le micro de secours |
| En retard | Heure | Non défini | Non défini | Non défini | Choisir ce qu’on réduit |
| Pas assez de places | Participant, Lieu | Non défini | Non défini | Non défini | Vérifier où sont les chaises supplémentaires |
- Catégorie
- Matériel
- Urgence
- Non défini
- Responsable
- Non défini
- Traitement
- Non défini
- Notes
- Vérifier le micro de secours
- Catégorie
- Heure
- Urgence
- Non défini
- Responsable
- Non défini
- Traitement
- Non défini
- Notes
- Choisir ce qu’on réduit
- Catégorie
- Participant, Lieu
- Urgence
- Non défini
- Responsable
- Non défini
- Traitement
- Non défini
- Notes
- Vérifier où sont les chaises supplémentaires
☐
Chaque étape a un responsable.
☐
Quantités du matériel vérifiées et emportées.
☐
Matériel allumé à l’avance et vérifié.
☐
Rangement et restitutions après l’événement terminés.