- Rol
- Coordinación general
- Responsable
- Vacío
- Responsabilidades
- Gestión del tiempo y decisiones
- Verificación
- Sin marcar
Reuniones y eventos · Escaleta del evento
Programa del día del evento
Cuando necesitas ver en una sola hoja el orden de horarios, los responsables y los materiales del día del evento
El documento nuevo solo lo puedes ver tú. Las casillas y los estados empiezan vacíos, y los enlaces para compartir, las votaciones y las encuestas se abren cuando tú los publicas.
Programa del día del evento
- Nombre del evento
- Sin asignar
- Fecha y hora del evento
- Sin asignar
- Lugar
- Sin asignar
- Coordinación
- Sin asignar
Ingresa el nombre y la fecha del evento en la información del documento y cambia la primera hora del programa por la hora real de inicio.
Repartir roles
Define primero quién se encarga de qué el día del evento. Cuando estén definidos los roles, marca la verificación.
| Rol | ResponsableResponsable | Responsabilidades | VerificaciónCasilla |
|---|---|---|---|
| Coordinación general | Vacío | Gestión del tiempo y decisiones | Sin marcar |
| Registro y orientación | Vacío | Recibir a los participantes y revisar la lista | Sin marcar |
| Equipo y sonido | Vacío | Revisar pantalla y micrófono | Sin marcar |
| Notas y fotos | Vacío | Fotos y notas | Sin marcar |
| Orden | Vacío | Limpieza y devoluciones | Sin marcar |
- Rol
- Registro y orientación
- Responsable
- Vacío
- Responsabilidades
- Recibir a los participantes y revisar la lista
- Verificación
- Sin marcar
- Rol
- Equipo y sonido
- Responsable
- Vacío
- Responsabilidades
- Revisar pantalla y micrófono
- Verificación
- Sin marcar
- Rol
- Notas y fotos
- Responsable
- Vacío
- Responsabilidades
- Fotos y notas
- Verificación
- Sin marcar
- Rol
- Orden
- Responsable
- Vacío
- Responsabilidades
- Limpieza y devoluciones
- Verificación
- Sin marcar
Orden del programa
Anota los puntos en orden cronológico y actualiza el estado sobre la marcha.
| Hora | Paso | ResponsableResponsable | Qué llevar | EstadoEstado |
|---|---|---|---|---|
| 09:00 | Montaje del lugar y revisión del equipo | Vacío | Lista de equipo | Vacío |
| 09:30 | Abre el registro | Vacío | Lista y gafetes | Vacío |
| 10:00 | Palabras de apertura e indicaciones | Vacío | Pantalla informativa | Vacío |
| 10:10 | Primer programa | Vacío | Materiales de la presentación | Vacío |
| 11:00 | Descanso | Vacío | Agua y bocadillos | Vacío |
| 11:15 | Segundo programa | Vacío | Materiales de la actividad | Vacío |
| 12:00 | Palabras de cierre y limpieza | Vacío | Bolsas para ordenar | Vacío |
- Hora
- 09:00
- Paso
- Montaje del lugar y revisión del equipo
- Responsable
- Vacío
- Qué llevar
- Lista de equipo
- Estado
- Vacío
- Hora
- 09:30
- Paso
- Abre el registro
- Responsable
- Vacío
- Qué llevar
- Lista y gafetes
- Estado
- Vacío
- Hora
- 10:00
- Paso
- Palabras de apertura e indicaciones
- Responsable
- Vacío
- Qué llevar
- Pantalla informativa
- Estado
- Vacío
- Hora
- 10:10
- Paso
- Primer programa
- Responsable
- Vacío
- Qué llevar
- Materiales de la presentación
- Estado
- Vacío
- Hora
- 11:00
- Paso
- Descanso
- Responsable
- Vacío
- Qué llevar
- Agua y bocadillos
- Estado
- Vacío
- Hora
- 11:15
- Paso
- Segundo programa
- Responsable
- Vacío
- Qué llevar
- Materiales de la actividad
- Estado
- Vacío
- Hora
- 12:00
- Paso
- Palabras de cierre y limpieza
- Responsable
- Vacío
- Qué llevar
- Bolsas para ordenar
- Estado
- Vacío
Si el programa se retrasa, quien coordina decide de inmediato qué paso recortar. Marca los pasos recortados como omitidos.
Revisión de materiales
Anota la cantidad y el responsable de cada artículo y marca la revisión al empacarlo.
| Artículo | CantidadNúmero | ResponsableResponsable | VerificaciónCasilla |
|---|---|---|---|
| Etiquetas con nombre y lista de participantes | 30 | Vacío | Sin marcar |
| Carteles y flechas | 4 | Vacío | Sin marcar |
| Micrófonos y cables | 2 | Vacío | Sin marcar |
| Agua y bocadillos | 30 | Vacío | Sin marcar |
| Bolsas y cinta adhesiva | 5 | Vacío | Sin marcar |
- Artículo
- Etiquetas con nombre y lista de participantes
- Cantidad
- 30
- Responsable
- Vacío
- Verificación
- Sin marcar
- Artículo
- Carteles y flechas
- Cantidad
- 4
- Responsable
- Vacío
- Verificación
- Sin marcar
- Artículo
- Micrófonos y cables
- Cantidad
- 2
- Responsable
- Vacío
- Verificación
- Sin marcar
- Artículo
- Agua y bocadillos
- Cantidad
- 30
- Responsable
- Vacío
- Verificación
- Sin marcar
- Artículo
- Bolsas y cinta adhesiva
- Cantidad
- 5
- Responsable
- Vacío
- Verificación
- Sin marcar
Problemas en el lugar
Anota en una línea cada problema que surja ese día y deja registrado cómo se resolvió.
Problemas en el lugar
| Problema | Categoría | Urgencia | Responsable | Gestión | Notas |
|---|---|---|---|---|---|
| El volumen del micrófono es bajo | Equipo | Sin asignar | Sin asignar | Sin asignar | Revisar el micrófono de respaldo |
| Con retraso | Hora | Sin asignar | Sin asignar | Sin asignar | Decidir qué gasto recortar |
| Faltan asientos | Participante, Lugar | Sin asignar | Sin asignar | Sin asignar | Comprobar dónde están las sillas de repuesto |
- Categoría
- Equipo
- Urgencia
- Sin asignar
- Responsable
- Sin asignar
- Gestión
- Sin asignar
- Notas
- Revisar el micrófono de respaldo
- Categoría
- Hora
- Urgencia
- Sin asignar
- Responsable
- Sin asignar
- Gestión
- Sin asignar
- Notas
- Decidir qué gasto recortar
- Categoría
- Participante, Lugar
- Urgencia
- Sin asignar
- Responsable
- Sin asignar
- Gestión
- Sin asignar
- Notas
- Comprobar dónde están las sillas de repuesto
☐
Todos los pasos tienen responsable.
☐
Se revisaron las cantidades de los materiales y se empacaron.
☐
Se encendió y se revisó el equipo con anticipación.
☐
Se terminó de limpiar y devolver lo prestado después del evento.