- Rolle
- Gesamtleitung
- Zuständig
- Leer
- Aufgaben
- Zeitmanagement und Entscheidungen
- Prüfen
- Nicht abgehakt
Treffen & Events · Ablaufplan für die Veranstaltung
Ablaufplan für den Veranstaltungstag
Wenn du Zeitplan, Zuständige und Material für den Veranstaltungstag auf einer Seite brauchst
Das neue Dokument siehst nur du. Häkchen und Status beginnen leer, und Freigabelinks, Abstimmungen und Umfragen werden erst geöffnet, wenn du sie selbst veröffentlichst.
Ablaufplan für den Veranstaltungstag
- Name der Veranstaltung
- Nicht festgelegt
- Datum und Uhrzeit der Veranstaltung
- Nicht festgelegt
- Ort
- Nicht festgelegt
- Leitung
- Nicht festgelegt
Trage Veranstaltungsname und Datum in die Dokumentinfo ein und ändere die erste Uhrzeit im Ablaufplan auf die tatsächliche Startzeit.
Rollen verteilen
Lege zuerst fest, wer am Tag selbst was übernimmt. Sobald die Rollen feststehen, hake die Kontrolle ab.
| Rolle | ZuständigZuständig | Aufgaben | PrüfenKontrollkästchen |
|---|---|---|---|
| Gesamtleitung | Leer | Zeitmanagement und Entscheidungen | Nicht abgehakt |
| Empfang und Orientierung | Leer | Teilnehmende begrüßen und Liste prüfen | Nicht abgehakt |
| Technik und Ton | Leer | Bildschirm- und Mikrofoncheck | Nicht abgehakt |
| Notizen und Fotos | Leer | Fotos und Notizen vom Verlauf | Nicht abgehakt |
| Aufräumen | Leer | Aufräumen und Rückgaben | Nicht abgehakt |
- Rolle
- Empfang und Orientierung
- Zuständig
- Leer
- Aufgaben
- Teilnehmende begrüßen und Liste prüfen
- Prüfen
- Nicht abgehakt
- Rolle
- Technik und Ton
- Zuständig
- Leer
- Aufgaben
- Bildschirm- und Mikrofoncheck
- Prüfen
- Nicht abgehakt
- Rolle
- Notizen und Fotos
- Zuständig
- Leer
- Aufgaben
- Fotos und Notizen vom Verlauf
- Prüfen
- Nicht abgehakt
- Rolle
- Aufräumen
- Zuständig
- Leer
- Aufgaben
- Aufräumen und Rückgaben
- Prüfen
- Nicht abgehakt
Ablaufreihenfolge
Trag die Punkte in zeitlicher Reihenfolge ein und aktualisiere den Status im Verlauf.
| Uhrzeit | Schritt | ZuständigZuständig | Mitzubringen | StatusStatus |
|---|---|---|---|---|
| 09:00 | Ort einrichten und Technik prüfen | Leer | Ausrüstungsliste | Leer |
| 09:30 | Einlass beginnt | Leer | Liste und Namensschilder | Leer |
| 10:00 | Eröffnungsworte und Hinweise | Leer | Infobildschirm | Leer |
| 10:10 | Erstes Programm | Leer | Präsentationsunterlagen | Leer |
| 11:00 | Pause | Leer | Wasser und Snacks | Leer |
| 11:15 | Zweites Programm | Leer | Material für die Aktivität | Leer |
| 12:00 | Schlussworte und Aufräumen | Leer | Beutel zum Aufräumen | Leer |
- Uhrzeit
- 09:00
- Schritt
- Ort einrichten und Technik prüfen
- Zuständig
- Leer
- Mitzubringen
- Ausrüstungsliste
- Status
- Leer
- Uhrzeit
- 09:30
- Schritt
- Einlass beginnt
- Zuständig
- Leer
- Mitzubringen
- Liste und Namensschilder
- Status
- Leer
- Uhrzeit
- 10:00
- Schritt
- Eröffnungsworte und Hinweise
- Zuständig
- Leer
- Mitzubringen
- Infobildschirm
- Status
- Leer
- Uhrzeit
- 10:10
- Schritt
- Erstes Programm
- Zuständig
- Leer
- Mitzubringen
- Präsentationsunterlagen
- Status
- Leer
- Uhrzeit
- 11:00
- Schritt
- Pause
- Zuständig
- Leer
- Mitzubringen
- Wasser und Snacks
- Status
- Leer
- Uhrzeit
- 11:15
- Schritt
- Zweites Programm
- Zuständig
- Leer
- Mitzubringen
- Material für die Aktivität
- Status
- Leer
- Uhrzeit
- 12:00
- Schritt
- Schlussworte und Aufräumen
- Zuständig
- Leer
- Mitzubringen
- Beutel zum Aufräumen
- Status
- Leer
Wenn es sich verzögert, entscheidet die Leitung sofort, welcher Punkt gestrichen wird. Gestrichene Punkte markierst du als übersprungen.
Materialcheck
Notiere für jeden Artikel Menge und zuständige Person und hake ihn nach dem Einpacken ab.
| Artikel | MengeZahl | ZuständigZuständig | PrüfenKontrollkästchen |
|---|---|---|---|
| Namensschilder und Teilnehmerliste | 30 | Leer | Nicht abgehakt |
| Schilder und Pfeile | 4 | Leer | Nicht abgehakt |
| Mikrofone und Kabel | 2 | Leer | Nicht abgehakt |
| Wasser und Snacks | 30 | Leer | Nicht abgehakt |
| Beutel und Klebeband zum Aufräumen | 5 | Leer | Nicht abgehakt |
- Artikel
- Namensschilder und Teilnehmerliste
- Menge
- 30
- Zuständig
- Leer
- Prüfen
- Nicht abgehakt
- Artikel
- Schilder und Pfeile
- Menge
- 4
- Zuständig
- Leer
- Prüfen
- Nicht abgehakt
- Artikel
- Mikrofone und Kabel
- Menge
- 2
- Zuständig
- Leer
- Prüfen
- Nicht abgehakt
- Artikel
- Wasser und Snacks
- Menge
- 30
- Zuständig
- Leer
- Prüfen
- Nicht abgehakt
- Artikel
- Beutel und Klebeband zum Aufräumen
- Menge
- 5
- Zuständig
- Leer
- Prüfen
- Nicht abgehakt
Probleme vor Ort
Halte jedes Problem, das am Tag auftritt, in einer Zeile fest und notiere den Bearbeitungsstatus.
Probleme vor Ort
| Problem | Kategorie | Dringlichkeit | Zuständig | Bearbeitung | Notizen |
|---|---|---|---|---|---|
| Mikrofon ist zu leise | Ausrüstung | Nicht festgelegt | Nicht festgelegt | Nicht festgelegt | Ersatzmikrofon prüfen |
| Verzögert | Uhrzeit | Nicht festgelegt | Nicht festgelegt | Nicht festgelegt | Reihenfolge der Kürzungen festlegen |
| Zu wenige Plätze | Teilnehmende, Ort | Nicht festgelegt | Nicht festgelegt | Nicht festgelegt | Prüfen, wo die Ersatzstühle stehen |
- Kategorie
- Ausrüstung
- Dringlichkeit
- Nicht festgelegt
- Zuständig
- Nicht festgelegt
- Bearbeitung
- Nicht festgelegt
- Notizen
- Ersatzmikrofon prüfen
- Kategorie
- Uhrzeit
- Dringlichkeit
- Nicht festgelegt
- Zuständig
- Nicht festgelegt
- Bearbeitung
- Nicht festgelegt
- Notizen
- Reihenfolge der Kürzungen festlegen
- Kategorie
- Teilnehmende, Ort
- Dringlichkeit
- Nicht festgelegt
- Zuständig
- Nicht festgelegt
- Bearbeitung
- Nicht festgelegt
- Notizen
- Prüfen, wo die Ersatzstühle stehen
☐
Jeder Punkt hat eine zuständige Person.
☐
Die Mengen der Materialien geprüft und eingepackt.
☐
Die Geräte vorab eingeschaltet und geprüft.
☐
Aufräumen und Rückgaben nach der Veranstaltung abgeschlossen.