Doci की गोपनीयता नीति

बीटा वेटलिस्ट के अनुरोध

दुरुपयोग रोकने के लिए हम ईमेल और IP पते के हैश से अनुरोधों की सीमा तय करते हैं। हम मूल IP पता सहेजते नहीं हैं और ये हैश रिकॉर्ड ज़्यादा से ज़्यादा दो दिन रखते हैं। किसी अनुरोध को हटाने पर उसके ईमेल-हैश का रेट-लिमिट रिकॉर्ड भी हट जाता है। हैश का मतलब अनाम जानकारी नहीं होता।

बीटा आमंत्रण भेजने के लिए हम आपका ईमेल, भाषा, साइन अप का स्रोत, सहमति का समय और सूचना का वर्शन सहेजते हैं। इन्हें साइन अप के 1 साल बाद तक या आपके सहमति वापस लेने तक रखा जाता है। हम विज्ञापन वाले ईमेल नहीं भेजते। सहमत न होने पर भी आप Doci इस्तेमाल कर सकते हैं।

अभी ईमेल भेजने की तैयारी चल रही है, इसलिए अनुरोध ‘पुष्टि का इंतज़ार’ के रूप में सहेजे जाते हैं। ईमेल प्रदाता तैयार होने पर पता सत्यापित करके आमंत्रण भेजने की योजना है। पुष्टि का इंतज़ार सत्यापन पूरा होना नहीं है, और ऑपरेटर अभी अनुरोधों को सत्यापित चिह्नित नहीं कर सकते या ईमेल नहीं भेज सकते।

हटाने के लिंक से आप अनुरोध और सहमति का रिकॉर्ड तुरंत हटा सकते हैं। लिंक न हो तो संपर्क में पहचान की पुष्टि के बाद हटाने का अनुरोध करें। हटाने के प्रमाण के रूप में हम सिर्फ़ एक यादृच्छिक अनुरोध आईडी और हटाने का समय 30 दिन तक रखते हैं, ताकि बैकअप से बहाल करने पर हटाना फिर लागू किया जा सके। बैकअप 30 दिन के भीतर खत्म हो जाते हैं।

अगर संग्रह का उद्देश्य, एकत्र की जाने वाली जानकारी, रखने की अवधि या संदेश पाने वाले बदलते हैं, तो हम वेटलिस्ट नोटिस का नया वर्शन जारी करते हैं और मौजूदा अनुरोधों को नए उद्देश्य के लिए इस्तेमाल करने से पहले फिर से सहमति लेते हैं। वर्तनी ठीक करने से सहमति का वर्शन नहीं बदलता।

बीटा भागीदारी और बदलाव की सूचनाएँ

आमंत्रण स्वीकार करने पर हम आपके अकाउंट में भर्ती का वर्ग, आमंत्रण का स्रोत, शामिल होने का समय और छूट की पात्रता दर्ज करते हैं। मूल आमंत्रण कोड सहेजा नहीं जाता। अकाउंट हटाने पर भागीदारी के रिकॉर्ड भी मिटा दिए जाते हैं। उपयोग विश्लेषण में कोड या ईमेल के बिना सिर्फ़ तय वर्ग और स्रोत के मान दर्ज होते हैं, और यह उपयोग विश्लेषण के रिकॉर्डिंग बंद करने, क्षेत्र बाहर रखने और रखरखाव के मौजूदा नियमों का पालन करता है।

छूट की पात्रता वह रिकॉर्ड है जो भुगतान शुरू होने पर लागू होने वाली शर्तें समझाने के लिए रखा जाता है; यह कोई भुगतान या सशुल्क सदस्यता नहीं है। साप्ताहिक सूचनाएँ ऐप में पढ़ी जा सकती हैं और प्रकाशित होने पर सक्रिय सदस्यों के इनबॉक्स और डिवाइस पर भेजी जाती हैं। बाहरी चैनलों पर अपने-आप पोस्ट करना या ईमेल भेजना नहीं होता।

बाहरी ऐप कनेक्शन और अनुमतियाँ

आपके चुनकर जोड़े गए बाहरी ऐप आपकी दी हुई सीमा में आपके दस्तावेज़, शेयर किए गए दस्तावेज़ और आपके काम पढ़ सकते हैं। साझा दस्तावेज़ों में दूसरे प्रतिभागियों का कंटेंट भी हो सकता है; यह पक्का कर लें कि उसे देने का आपको अधिकार है। Doci MCP से पढ़ने की प्रक्रिया में AI का इस्तेमाल नहीं करता, और माँगा गया कंटेंट आपके जोड़े हुए ऐप को भेज देता है। उसके बाद की प्रोसेसिंग, स्टोरेज और विदेश में ट्रांसफ़र पर उस ऐप की प्राइवेसी जानकारी लागू होती है। कनेक्शन हटाने पर भी ऐप को पहले मिल चुकी प्रतियाँ अपने-आप नहीं मिटतीं।

हम जुड़े हुए ऐप का नाम और आइडेंटिफ़ायर, दी गई अनुमतियाँ, कनेक्शन और आख़िरी इस्तेमाल का समय, और अनुरोधों का प्रकार, नतीजा और समय सहेजते हैं। गतिविधि रिकॉर्ड 90 दिन बाद हटा दिए जाते हैं और उनमें दस्तावेज़ की सामग्री, खोज के शब्द या शेयर लिंक नहीं होते। कोई अनुमति वापस लेने पर उस स्कोप के लिए टोकन का इस्तेमाल तुरंत रोक दिया जाता है। ऐप को पूरी तरह डिसकनेक्ट करने पर कनेक्शन रिकॉर्ड 90 दिन बाद हटा दिया जाता है। अकाउंट बंद करने पर उसके कनेक्शन, टोकन और गतिविधि रिकॉर्ड हट जाते हैं। स्पेस मालिक अपने स्पेस के लिए बाहरी ऐप कनेक्शन बंद कर सकते हैं।

बदलाव के सुझाव और नए दस्तावेज़ बनाने के लिए आप पढ़ने से अलग सहमति देते हैं। बाहरी ऐप के सुझाव की सामग्री, ऐप का नाम, सुझाव देने वाला व्यक्ति, समय और समीक्षा का नतीजा दस्तावेज़ के अंदर सहेजा जाता है, और संपादक उसे लागू या मना करता है। नया दस्तावेज़ अनुरोध करते ही बन जाता है और बनाने वाले ऐप का नाम उस पर रहता है। दस्तावेज़ हटाने पर सुझाव और उनका स्रोत भी हट जाते हैं। किसी अनुमति को हटाने से आगे के अनुरोध रुक जाते हैं, लेकिन पहले से आ चुके सुझाव या बनाए गए दस्तावेज़ नहीं हटते। किसी स्पेस में कनेक्शन बंद करने पर पढ़ना, सुझाव देना और बनाना रुक जाता है। ज़िम्मेदार व्यक्ति के सुझाव के लिए, जुड़े हुए ऐप को दस्तावेज़ में सौंपे जा सकने वाले लोगों के नाम और सिर्फ़ दस्तावेज़ के अंदर इस्तेमाल होने वाले रेफ़रेंस नंबर दिए जाते हैं। अकाउंट की पहचान नहीं भेजी जाती। Doci इन अनुरोधों को किसी दूसरे बाहरी AI को आगे नहीं भेजता।

टीम और दस्तावेज़ संग्रह

हम सहयोग की सुविधा देने के लिए टीम का नाम और विवरण, सदस्यता, आमंत्रण, अनुमतियाँ, तथा दस्तावेज़ों और संग्रहों के जुड़ाव की जानकारी इस्तेमाल करते हैं। टीम के सदस्य एक-दूसरे के उपनाम और टीम की अनुमतियाँ देख सकते हैं। टीम छोड़ने या हटाए जाने पर टीम से मिली दस्तावेज़ों की पहुँच खत्म हो जाती है। अकाउंट हटाने पर आपकी टीम सदस्यता और आमंत्रण के रिकॉर्ड हट जाते हैं। किसी निजी संग्रह को टीम में ले जाने पर पुराने शेयर लिंक बने रहते हैं; नए जोड़े गए टीम दस्तावेज़ उन बाहरी लिंक से सामने नहीं आते।

Naver साइन-अप डिफ़ॉल्ट

जब आप पहली बार Naver से साइन अप करते हैं, तो आपने जो उपनाम साझा करने की सहमति दी है वह उपनाम की जगह पहले से भर दिया जाता है। अगर वह पहले से इस्तेमाल में है या Doci के उपनाम के नियमों के अनुसार नहीं है, तो उसे बदलना होगा। साइन-अप पूरा होने पर, आपकी सहमति वाली Naver प्रोफ़ाइल फ़ोटो Doci के स्टोरेज में लाकर डिफ़ॉल्ट फ़ोटो बना दी जाती है। फ़ोटो की मेटाडेटा हटाकर और उसका आकार घटाकर उसे सहेजा जाता है। फ़ोटो न आ पाए तो प्रोफ़ाइल आइकन इस्तेमाल होता है। मौजूदा सदस्यों के उपनाम और फ़ोटो बदले नहीं जाते। आप मेरी सेटिंग में उन्हें बदल सकते हैं या अपनी फ़ोटो हटा सकते हैं। साइन-अप के बाद हम अस्थायी उपनाम और बाहरी फ़ोटो का पता मिटा देते हैं, और अकाउंट हटाने पर सहेजी गई प्रोफ़ाइल फ़ोटो भी मिटा दी जाती है।

दोस्त खोजना और ईमेल

दोस्त खोजने के लिए, आपका सोशल साइन-इन प्रदाता आपकी सहमति से जो ईमेल देता है, हम उसे आपके अकाउंट में सहेजते हैं और साइन इन करने पर अपडेट करते हैं। Google और Kakao के मामले में हम सिर्फ़ वेरिफ़ाइड ईमेल पते इस्तेमाल करते हैं। अगर ईमेल नहीं मिलता, तो लोग आपको ईमेल से नहीं खोज पाएँगे, लेकिन उपनाम से खोज सकेंगे। आपका ईमेल खोज नतीजों में या दूसरे सदस्यों को नहीं दिखाया जाता, और आप मेरी सेटिंग → दोस्त में जाकर ‘ईमेल से मुझे खोजने दें’ को बंद कर सकते हैं। हम ईमेल के आधार पर अकाउंट नहीं मिलाते; अगर वही पता किसी दूसरे अकाउंट में पहले से दर्ज है, तो उसे दोबारा दर्ज नहीं करते। अकाउंट हटाने पर आपका अकाउंट ईमेल भी हटा दिया जाता है।

अकाउंट की जानकारी और सहमति

हम सोशल साइन-इन प्रदाता का यूनीक अकाउंट आइडेंटिफ़ायर, आपका उपनाम, और सहमति का वर्शन व समय सदस्यों की पहचान करने और सेवा देने के लिए इस्तेमाल करते हैं। आपकी डिस्प्ले सेटिंग (टेक्स्ट का आकार, शुरुआती पेज आदि) आपके अकाउंट के साथ सहेजी जाती हैं, और मेरी सेटिंग में आपकी अपलोड की हुई प्रोफ़ाइल फ़ोटो (वैकल्पिक) Doci के फ़ाइल स्टोरेज में रखी जाती है। पहले अपलोड की गई प्रोफ़ाइल फ़ोटो फ़ाइल स्टोरेज में ले जाए जाने तक एक छोटी चौकोर इमेज के रूप में आपकी अकाउंट जानकारी के साथ रहती हैं। प्रोफ़ाइल फ़ोटो को दोबारा सहेजते समय लंबी तरफ़ 1024 px तक की इमेज और एक छोटी चौकोर इमेज बनाई जाती है, और फ़ोटो की लोकेशन जैसी जानकारी हटा दी जाती है; अभी यह सिर्फ़ आपके अपने मेन्यू और सेटिंग स्क्रीन में दिखती है। हम जन्मतिथि नहीं लेते, और दूसरी सेवाओं से आपका असली नाम, प्रोफ़ाइल फ़ोटो या ईमेल अपने-आप आपके सार्वजनिक उपनाम में कॉपी नहीं करते। साइन-अप के लिए ज़रूरी जानकारी के संग्रह और उपयोग के लिए सहमति न देने पर आप सदस्य नहीं बन सकते।

Kakao से साइन इन तभी किया जा सकता है जब यह सुविधा चालू हो। इसे इस्तेमाल करने पर Kakao को साइन-इन अनुरोध भेजा जाता है, और Doci सदस्य की पहचान के लिए आपका Kakao सदस्य नंबर और साइन-इन रिकॉर्ड सहेजता है। हम Kakao से आपका नाम या प्रोफ़ाइल फ़ोटो नहीं लेते, और सदस्य नंबर या बाहरी साइन-इन टोकन दूसरे प्रतिभागियों को नहीं दिखाते। बाहरी साइन-इन टोकन एन्क्रिप्ट करके रखे जाते हैं। अकाउंट हटाने पर हम अकाउंट के साइन-इन कनेक्शन और रिकॉर्ड हटा देते हैं और Kakao से Doci का कनेक्शन तोड़ने का अनुरोध करते हैं। अगर कनेक्शन तोड़ना नहीं हो पाता, तो हम टोकन ज़्यादा से ज़्यादा 7 दिन तक रखकर दोबारा कोशिश करते हैं। आपका Kakao अकाउंट खुद नहीं हटाया जाता।

दस्तावेज़ और भागीदारी के रिकॉर्ड

हम दस्तावेज़ों को सहेजने और मिलकर काम करने के लिए दस्तावेज़ का शीर्षक, मुख्य टेक्स्ट, फ़ॉर्मैटिंग, टेबल और जुड़ी हुई जानकारी, संपादन का इतिहास, शेयरिंग अनुमतियाँ, टिप्पणियाँ और जवाब सहेजते हैं। सदस्य की लाइब्रेरी और मेरे टेम्पलेट उसके अकाउंट से जुड़े रहते हैं। प्रतिभागियों के नाम और संपादन की जानकारी हर दस्तावेज़ की पहुँच अनुमतियों के अनुसार दिख सकती है, और अकाउंट हटा चुके सदस्य बिना नाम के ‘हटाया गया उपयोगकर्ता’ के रूप में दिखते हैं। दस्तावेज़ में संवेदनशील निजी जानकारी या पासवर्ड न लिखें।

हम किसी सदस्य ने दस्तावेज़ को आख़िरी बार कब देखा और तब दस्तावेज़ का वर्शन क्या था, यह उसके अकाउंट और दस्तावेज़ से जोड़कर सहेजते हैं, ताकि पिछली विज़िट के बाद के बदलाव दिखा सकें। मालिक उस समय के इतिहास से तुलना कर सकता है; बाकी प्रतिभागियों को सिर्फ़ वही सामग्री दिखती है जो वे अभी देख सकते हैं।

“मेरे काम” उन दस्तावेज़ों से, जिन्हें आप अभी खोल सकते हैं, आपको सौंपे गए अधूरे आइटम के शीर्षक, स्टेटस, समय सीमा और दूसरी जानकारी इकट्ठा करके सिर्फ़ आपको दिखाता है। इस इकट्ठा की गई सूची को हम सर्वर पर अलग से नहीं सहेजते।

आप अपने अकाउंट में जिन दस्तावेज़ों और खर्च बँटवारों को जोड़ना चुनते हैं, उनकी पहचान हम सहेजते हैं। नामों से यह अंदाज़ा कभी नहीं लगाया जाता कि कौन शामिल है। सिर्फ़ वही बँटवारे दिखते हैं जिन्हें आप अभी एक्सेस कर सकते हैं। सूची से हटाने, अकाउंट हटाने या दस्तावेज़ हमेशा के लिए हटाने पर यह रिकॉर्ड मिटा दिया जाता है।

टिप्पणी के बदलाव सुझाव, रिएक्शन और मेंशन

किसी वाक्य को उद्धृत करने या बदलाव सुझाने पर हम टिप्पणी, उसे लिखने वाले और लिखने का समय, मूल वाक्य और उसकी जगह, उसे दोबारा ढूँढने के लिए ज़रूरी आसपास का छोटा टेक्स्ट, और बदलकर रखा जाने वाला वाक्य सहेजते हैं। सुझाव लागू या मना किया गया है, इसकी स्थिति और उसे सँभालने वाले व्यक्ति व समय भी सहेजा जाता है। टिप्पणियाँ और सुझाव वे लोग देख सकते हैं जो दस्तावेज़ देख सकते हैं। उद्धृत मूल वाक्य तभी दिखाया जाता है जब वह मौजूदा मुख्य टेक्स्ट में मिल सके, और सुझाव लागू होने के बाद नहीं दिखाया जाता। जगह ढूँढने में काम आने वाला आसपास का टेक्स्ट नहीं दिखाया जाता। सुझावों को मालिक और संपादन की अनुमति वाले लोग लागू या मना कर सकते हैं।

रिएक्शन के लिए हम यह सहेजते हैं कि किसने किस टिप्पणी पर कौन सा रिएक्शन दिया और कब। दस्तावेज़ देख सकने वाले लोगों को सिर्फ़ प्रकार के हिसाब से गिनती और उनका अपना चुनाव दिखता है। मालिक को भी रिएक्शन देने वालों की सूची नहीं दिखती। रिएक्शन पर सूचना नहीं भेजी जाती। आप अपना रिएक्शन हटाते हैं तो उसका रिकॉर्ड हट जाता है।

जब कोई सदस्य टिप्पणी में @ से किसी को मेंशन करता है, तो हम उस व्यक्ति के अकाउंट का संदर्भ टिप्पणी के साथ सहेजते हैं और दस्तावेज़ देख सकने वाले लोगों को उसका प्रदर्शित नाम दिखाते हैं। मेंशन किए गए सदस्य को हम सूचना भेजते हैं। बदलाव के नए सुझाव की सूचना दस्तावेज़ देख सकने वाले मालिक और संपादन कर सकने वाले सदस्यों को जाती है; सुझाव लागू या अस्वीकार होने की सूचना सुझाव देने वाले सदस्य को जाती है। आपकी अपनी गतिविधि की सूचना आपको नहीं दी जाती, और जिन्होंने दस्तावेज़ की सूचनाएँ बंद की हैं या जिनकी पहुँच चली गई है उन्हें सूचनाएँ नहीं भेजी जातीं।

टिप्पणी हटाने पर उसका उद्धरण, आसपास का टेक्स्ट, सुझाया गया टेक्स्ट, मेंशन के लिंक और रिएक्शन के रिकॉर्ड मिट जाते हैं। छिपाने पर यह जानकारी मिटती नहीं, सिर्फ़ दिखना बंद हो जाती है। अकाउंट हटाने पर आपके रिएक्शन, टिप्पणियाँ और सुझाव मिटा दिए जाते हैं; जिन टिप्पणियों और सुझावों पर दूसरों ने जवाब दिया है, उनमें सिर्फ़ खाली जगह बचती है। दूसरी टिप्पणियों के मेंशन में हटाए गए अकाउंट के लिंक भी हटा दिए जाते हैं। हालाँकि, दूसरों के दस्तावेज़ के मुख्य टेक्स्ट में पहले ही लागू हो चुके सुझाव और टेक्स्ट में सीधे लिखे गए नाम अपने-आप नहीं हटते। किसी दस्तावेज़ को हमेशा के लिए हटाने पर उसकी टिप्पणियाँ, सुझाव, रिएक्शन और मेंशन के रिकॉर्ड भी साथ में हट जाते हैं।

ग्रुप स्पेस

जब कोई सदस्य ग्रुप स्पेस बनाता है, तो हम उसका नाम, मालिक, दस्तावेज़ों की सूची और हर दस्तावेज़ की शेयरिंग अनुमतियाँ, स्पेस लिंक को जाँचने और दोबारा दिखाने के लिए ज़रूरी जानकारी, तथा शामिल हुए सदस्यों और उनके शामिल होने का समय सहेजते हैं। स्पेस लिंक से आमंत्रित लोग स्पेस का नाम, खुल सकने वाले दस्तावेज़ों के शीर्षक, आख़िरी संपादन का समय और शेयरिंग अनुमतियाँ, और सदस्यों की संख्या देख सकते हैं। हर दस्तावेज़ अपनी तय की गई अनुमतियों से खुलता है। शामिल हुए सदस्यों के उपनाम और शामिल होने का समय सिर्फ़ स्पेस बनाने वाला देख सकता है।

जब कोई सदस्य स्पेस छोड़ता है या हटाया जाता है, तो हम उसकी स्पेस सदस्यता का रिकॉर्ड हटा देते हैं। स्पेस हटाने पर उसका नाम, लिंक, दस्तावेज़ों की सूची और सदस्यता के रिकॉर्ड हट जाते हैं, लेकिन दस्तावेज़ बने रहते हैं। स्पेस बनाने वाले के मालिकाना वाले और ट्रैश में न होने वाले दस्तावेज़ों के स्पेस वाले लिंक भी बंद हो जाते हैं। दस्तावेज़ को हमेशा के लिए हटाने पर वह स्पेस की सूची से भी हट जाता है।

सूचनाएँ

सदस्यों को सूचनाएँ दिखाने के लिए हम पाने वाले, सूचना का प्रकार, संबंधित दस्तावेज़ और आइटम, सूचना बनाने वाला व्यक्ति, बनने का समय और पढ़े जाने का समय सहेजते हैं। सूचना सिर्फ़ पाने वाला देख सकता है। हम दस्तावेज़ की सामग्री को सूचना के रिकॉर्ड में अलग से कॉपी नहीं करते; हर बार देखे जाने पर मौजूदा सामग्री और पहुँच की अनुमति जाँचकर दिखाते हैं। अगर आप किसी दस्तावेज़ तक नहीं पहुँच सकते, तो उसकी सूचनाएँ भी नहीं दिखतीं।

साझा दस्तावेज़ बदलने पर हम उस तक पहुँच रखने वाले सदस्यों को हर दस्तावेज़ की एक पंक्ति में बताते हैं। इसके लिए हम हर दस्तावेज़ के लिए आख़िरी बार सूचित किए गए बदलाव की जगह और समय, और अब तक सूचित न किए गए बदलावों की संख्या सहेजते हैं; और जिन बदलावों का संपादन इतिहास नहीं बनता (टीम में दस्तावेज़ जोड़ना, लॉक करना, ट्रैश से वापस लाना आदि), उनके लिए बदलाव करने वाले, प्रकार और समय 90 दिन तक सहेजते हैं। सूचना में संपादन करने वाले (अधिकतम 3 लोग), लोगों की संख्या, और नई टिप्पणियों व जवाबों की संख्या होती है। जब आप किसी दस्तावेज़ तक नहीं पहुँच सकते, तब हम दस्तावेज़ का शीर्षक बताए बिना सिर्फ़ यही बताते हैं।

हर दस्तावेज़ के लिए चुना गया सूचना स्तर (सभी बदलाव, सिर्फ़ मुझसे जुड़ी, बंद) और उसे सेट करने का समय हम आपके अकाउंट से जोड़कर सहेजते हैं। काम की समय सीमा या पोल और सर्वे की डेडलाइन पास आने या बीत जाने पर रिमाइंडर बन सकते हैं, और आप उन्हें मेरी सेटिंग में बंद कर सकते हैं। रिमाइंडर लेने या न लेने की आपकी पसंद आपके अकाउंट में रखी जाती है।

दिन में एक बार सूचनाएँ साफ़ करते समय हम 90 दिन से पुरानी सूचनाएँ हटाते हैं, और हर सदस्य के लिए दस्तावेज़ बदलाव की सबसे नई 100 सूचनाओं और बाकी सूचनाओं की सबसे नई 500 सूचनाओं से ज़्यादा पुरानी पढ़ी जा चुकी सूचनाएँ हटाते हैं। एक ही रिमाइंडर बार-बार न बने, इसलिए दस्तावेज़, आइटम और समय सीमा आदि अलग पहचानने वाले रिकॉर्ड भी सहेजते हैं। टास्क की समय सीमा की सूचना के दोहराव रोकने वाले रिकॉर्ड दस्तावेज़ हमेशा के लिए हटने पर हटाए जाते हैं, और बाकी रिमाइंडर रिकॉर्ड 60 दिन बाद साफ़ किए जाते हैं।

एक ही दस्तावेज़ के बदलावों की सूचनाएँ आपके डिवाइस पर बहुत बार न आएँ, इसके लिए हम हर सदस्य और दस्तावेज़ के लिए यह सहेजते हैं कि डिवाइस सूचना आख़िरी बार कब भेजी गई और इकट्ठा सूचना कब भेजनी है। भेजने के लिए कुछ न बचे तो इसे एक दिन बाद हटा देते हैं। स्टोरेज का इस्तेमाल 80%, 95% और 100% पार करने पर हर बार एक बार बताने के लिए हम पार किया गया स्तर और समय सहेजते हैं, और जब इस्तेमाल उस स्तर से 10 प्रतिशत अंक से ज़्यादा नीचे हो और अगली बार कोई फ़ाइल सहेजी जाए, तब इसे हटा देते हैं। लंबा चलने वाला AI काम विंडो बंद करने के बाद पूरा हो तो आपको बताने के लिए हम सहेजते हैं कि उस काम को आख़िरी बार कब देखा गया था, और इसे काम के रिकॉर्ड के साथ हटा देते हैं।

नए डिवाइस पर साइन इन होने पर आपको बताने के लिए, हम जिस भी ब्राउज़र या ऐप में आप साइन इन करते हैं उसके लिए डिवाइस की पहचान, ब्राउज़र और ऑपरेटिंग सिस्टम का प्रकार (जैसे Chrome · macOS), और पहली व आख़िरी बार देखे जाने का समय आपके अकाउंट से जोड़कर सहेजते हैं। IP पता या जगह नहीं सहेजी जाती। 400 दिन तक न दिखे डिवाइस का रिकॉर्ड हम हटा देते हैं, और अकाउंट हटाने पर सारे रिकॉर्ड हट जाते हैं।

सूचनाएँ पाने का टाइम ज़ोन (जैसे Asia/Seoul) हम आपकी अकाउंट सेटिंग में सहेजते हैं। शुरू में हम साइन इन किए हुए ब्राउज़र का टाइम ज़ोन पहचानते हैं, और आप इसे अपनी सेटिंग में बदल सकते हैं। यह मेरे काम में ‘आज’ तय करता है, डिवाइस सूचनाओं के क्वाइट आवर्स तय करता है और सूचनाओं को दिन के हिसाब से समूहों में रखता है। रिमाइंडर रात में भी आपके इनबॉक्स में जुड़ जाते हैं; सिर्फ़ डिवाइस पर भेजना हर पाने वाले के टाइम ज़ोन और सेटिंग के अनुसार टाला जाता है।

हम आपके अकाउंट में क्वाइट आवर्स, दस्तावेज़ बदलाव सूचनाओं का दायरा और हर प्रकार की डिवाइस सूचना की सेटिंग सहेजते हैं। रोकी गई डिवाइस सूचना के साथ उसके भेजे जाने का समय भी सहेजा जाता है।

दस्तावेज़ बदलावों की डिवाइस सूचनाएँ दिन में 20 से ज़्यादा हो जाएँ तो उन्हें घंटे में एक बार इकट्ठा भेजने के लिए हम हर सदस्य के लिए डिवाइस सूचना भेजने का समय सहेजते हैं और दो दिन बाद हटा देते हैं। अकाउंट हटाने पर ये भी हट जाते हैं।

दस्तावेज़ वेबहुक और फ़ोन सूचनाएँ

डिवाइस सूचनाओं में कंटेंट दिखाना डिफ़ॉल्ट रूप से चालू रहता है। चालू होने पर, आपके इनबॉक्स में पहले से दिखने वाले दस्तावेज़, स्पेस और आइटम के शीर्षक, प्रतिभागियों के डिस्प्ले नाम और स्थिति की जानकारी Apple, Google और Mozilla जैसी पुश सेवाओं के ज़रिए भेजी जाती है। वेब सूचनाएँ भेजते समय एन्क्रिप्टेड रहती हैं; ऐप सूचनाएँ Google FCM से और iPhone पर APNs से भेजी जाती हैं। हम दस्तावेज़ का मुख्य टेक्स्ट, टिप्पणियों का पूरा टेक्स्ट और शेयर लिंक के सीक्रेट नहीं भेजते। सिर्फ़ ‘नई सूचना’ वाला सामान्य संदेश पाने के लिए मेरी सेटिंग में ‘डिवाइस सूचनाओं में कंटेंट दिखाएँ’ बंद करें। Android लॉक स्क्रीन की संवेदनशील सामग्री छिपाने की डिवाइस सेटिंग का पालन करता है। जो सूचनाएँ आपके डिवाइस पर पहले से दिख रही हैं, उन्हें डिवाइस पर ही मैनेज करें।

दस्तावेज़ के वेबहुक अभी प्रोडक्शन में बंद हैं। यह सुविधा चालू होने पर ही मालिक अपने चुने बाहरी सेवा को दस्तावेज़ के बदलाव की सूचनाएँ भेज सकता है। भेजी जाने वाली जानकारी में दस्तावेज़, टेबल, आइटम, पोल और सर्वे के शीर्षक, स्टेटस, बदलाव का प्रकार, समय और संख्या, दस्तावेज़ की पहचान और शेयर लिंक के गुप्त हिस्से के बिना दस्तावेज़ का पता शामिल है। दस्तावेज़ का मुख्य टेक्स्ट, टिप्पणियों की सामग्री और प्रतिभागियों की सूची नहीं भेजी जाती, लेकिन शीर्षक या स्टेटस में सीधे लिखे नाम जैसी निजी जानकारी शामिल हो सकती है। बाहरी सेवा में सूचनाएँ देख सकने वाले लोग भी यह जानकारी देख सकते हैं।

वेबहुक सेट करने पर हम पाने वाली सेवा का पता एन्क्रिप्ट करके रखते हैं। सेटिंग स्क्रीन के लिए उसका डोमेन और आख़िरी चार अक्षर, सूचनाओं के प्रकार, चालू होने की स्थिति, किसने और कब सेट किया, और भेजने के नतीजे भी सहेजे जाते हैं। भेजने के रिकॉर्ड 30 दिन रखे जाते हैं और फिर हटा दिए जाते हैं। वेबहुक हटाने या दस्तावेज़ हमेशा के लिए हटाने पर उसकी सेटिंग और भेजने के रिकॉर्ड हट जाते हैं। मालिक बदलने पर भेजना बंद हो जाता है और पाने वाला पता हट जाता है। बाहरी सेवा को पहले ही भेजी जा चुकी सूचनाएँ तब भी नहीं मिटतीं जब आप दस्तावेज़ या अपना Doci अकाउंट हटाते हैं; वे पाने वाली सेवा के रखने और हटाने के नियमों के अनुसार चलती हैं।

सदस्य मेरी सेटिंग में डिवाइस सूचनाएँ चालू करके और डिवाइस पर सूचनाओं की अनुमति देकर सब्सक्राइब कर सकते हैं। सब्सक्राइब करने पर हम डिवाइस का पुश पाने का पता (एंडपॉइंट), एन्क्रिप्शन की कुंजियाँ, सब्सक्रिप्शन का समय और भेजने की स्थिति को साइन-इन, डिवाइस की जानकारी और अकाउंट से जोड़कर सहेजते हैं। सूचनाएँ Apple, Google और Mozilla जैसे ब्राउज़र की पुश सेवाओं के ज़रिए एन्क्रिप्ट करके भेजी जाती हैं। आपकी सामग्री दिखाने की सेटिंग के अनुसार हम स्थिति बताने वाले संदेश या सामान्य संदेश भेजते हैं। सब्सक्रिप्शन रद्द करने या साइन आउट करने पर उस सब्सक्रिप्शन की जानकारी हटा दी जाती है; अकाउंट हटाने पर सभी डिवाइस की जानकारी हट जाती है। डिवाइस पर पहले से दिखाई जा चुकी सूचनाओं को डिवाइस की सूचना सेटिंग में मैनेज करें।

मेहमान के दिखाए जाने वाले नाम

टिप्पणियों और नाम वाले पोल आदि में एक-दूसरे को पहचानने के लिए मेहमान हर दस्तावेज़ में चाहें तो ‘इस ग्रुप के लिए नाम’ लिख सकते हैं। नाम दस्तावेज़ में अधिकतम 40 अक्षर तक सहेजा जाता है और उस दस्तावेज़ को देख सकने वालों को ‘नाम · विज़िटर नंबर’ के रूप में दिखता है। नाम वाले पोल में नाम और हर किसी का अपना चुनाव सिर्फ़ मालिक देख सकता है। जब तक आप उसी मेहमान डिवाइस से दस्तावेज़ तक पहुँच सकते हैं, तब तक नाम बदल या हटा सकते हैं। डिवाइस का डेटा मिटाने या 30 दिन के डिवाइस सेशन की मियाद खत्म होकर नया बनने पर आप पहले का नाम खुद बदल या हटा न सकें, ऐसा हो सकता है। ऐसे में Doci से संपर्क करें।

अगले दस्तावेज़ में नाम पहले से भरने के लिए, आख़िरी बार सहेजा गया नाम और सहेजने का समय इस डिवाइस के ब्राउज़र स्टोरेज में रखा जाता है। नाम खाली छोड़कर सहेजने पर इस डिवाइस पर याद रखा गया नाम भी मिट जाता है। ब्राउज़र का डेटा मिटाने पर दस्तावेज़ों में सहेजे गए नाम नहीं मिटते।

उपस्थिति सर्वे और तारीख़ का पोल

उपस्थिति सर्वे में आने की जानकारी जुटाने के लिए सवालों में आपके सीधे लिखे नाम, नोट और संख्या वाले जवाब, चुने हुए जवाब, और सबमिट व बदलाव का समय सहेजा जाता है। दोबारा सबमिशन रोकने और आपको अपने जवाब फिर से ढूँढने देने के लिए जवाब सदस्य या मेहमान की भागीदारी के रिकॉर्ड से जुड़े रहते हैं। आप अपने जवाब देख सकते हैं; दूसरे लोगों के अलग-अलग जवाब और सबमिट करने का समय सिर्फ़ दस्तावेज़ का मालिक देख सकता है। अकाउंट का नाम या डिवाइस की जानकारी सर्वे के जवाबों के साथ अपने-आप नहीं दिखती। अगर मालिक पब्लिश करने से पहले नतीजे साझा करना चालू करता है, तो नतीजे दिखाने की तय सीमा के अनुसार प्रतिभागियों को हर विकल्प पर लोगों की संख्या और संख्याओं के योग जैसे कुल आँकड़े दिखते हैं। नाम, नोट और तारीख़ वाले जवाब साझा नहीं किए जाते। जवाब कम हों तो कुल आँकड़ों से भी किसी एक व्यक्ति का जवाब अंदाज़े से समझा जा सकता है।

तारीख़ का पोल उपलब्ध तारीख़ें जुटाने के लिए आपके चुने हुए तारीख़ के विकल्प और जमा करने व बदलने का समय आपके भागीदारी रिकॉर्ड से जोड़कर सहेजता है। नाम वाले पोल में सिर्फ़ मालिक डिस्प्ले नाम और हर व्यक्ति के चुनाव देख सकता है। अनाम पोल में मालिक भी हर व्यक्ति के चुनाव नहीं देख सकता। आप अपने चुनाव देख सकते हैं। बाकी प्रतिभागी मालिक की तय की हुई नतीजा दिखाने की सीमा के अनुसार सिर्फ़ कुल आँकड़े देख सकते हैं।

समय और रेटिंग वाले सवालों में आपका डाला हुआ समय और चुनी हुई रेटिंग (1–5) सर्वे के बाकी जवाबों के साथ सहेजी जाती है। अलग-अलग जवाब सिर्फ़ आप और दस्तावेज़ का मालिक देख सकते हैं। जिन सर्वे में नतीजे साझा करना चालू है, उनमें विज़िबिलिटी सेटिंग के अनुसार हर रेटिंग की गिनती और औसत दिखता है। समय वाले जवाब दूसरे प्रतिभागियों से साझा नहीं किए जाते। पहले आओ-पहले पाओ वाले सर्वे नतीजों की विज़िबिलिटी सेटिंग चाहे जो हो, कुल सीटें और बची हुई जगह दिखाते हैं, और सीमा वाले पोल हर विकल्प की गिनती दिखाते हैं। इन संख्याओं से अंदाज़ा लग सकता है कि कितने लोगों ने जवाब दिया या किसी एक व्यक्ति ने क्या चुना।

बँटवारे के नाम और रकम

बँटवारे में खर्च बाँटने और यह हिसाब लगाने के लिए कि किसे कितना देना या मिलना है, आपके लिखे हुए व्यक्ति और ग्रुप के नाम, सदस्य, खर्च की रकम और तारीख़, भुगतान करने वाले और बँटवारे से बाहर रखे गए लोग दस्तावेज़ की सामग्री के रूप में सहेजे जाते हैं। यह जानकारी और निकाला गया हिस्सा उस दस्तावेज़ को देख सकने वाले लोगों को दिखता है। अकाउंट से जुड़ा लेखक का लेबल अकाउंट हटाने के बाद ‘हटाया गया उपयोगकर्ता’ बन जाता है, लेकिन किसी और के दस्तावेज़ के बँटवारे में सीधे लिखे गए नाम और रकम अपने-आप नहीं मिटते। उन्हें उस दस्तावेज़ की संपादन अनुमति के अनुसार बदला या हटाया जा सकता है।

जब आप “भेज दिया” चुनते हैं, तो भेजने वाला और पाने वाला (लोग या ग्रुप), रकम और तारीख़ खर्च बँटवारे की टेबल में एक पंक्ति के रूप में सहेजी जाती है। यह प्रतिभागी का दर्ज किया हुआ रिकॉर्ड है, असली ट्रांसफ़र या बैंक की पुष्टि नहीं। दस्तावेज़ देख सकने वाले लोग इसे देख सकते हैं, और संपादन अनुमति के हिसाब से रिकॉर्ड रद्द या बदला जा सकता है। रिकॉर्ड रद्द करने पर पंक्ति छिप जाती है, जिसे छिपे हुए आइटम से वापस लाया जा सकता है। दस्तावेज़ सहेजने के समय का कंटेंट इतिहास में रहता है। खर्च बँटवारे के बाकी कंटेंट की तरह यह भी दस्तावेज़ के इतिहास, रखरखाव और हटाने के नियमों के अनुसार चलता है। किसी और के दस्तावेज़ में छोड़े गए रिकॉर्ड और हाथ से लिखे नाम व रकम अकाउंट हटाने पर अपने-आप नहीं हटते।

टेबल कैलकुलेशन, लिंक और CSV

फ़ॉर्मूले, एक ही दस्तावेज़ की किन टेबल और पंक्तियों से लिंक किया गया है, और लिंक किए गए सारांश की सेटिंग दस्तावेज़ के कंटेंट के रूप में सहेजी जाती हैं। गणना और सारांश के नतीजे ज़रूरत पड़ने पर टेबल के मानों से निकाले जाते हैं, अलग सेल मान के रूप में नहीं सहेजे जाते। टाइमलाइन और ग्राफ़ भी वही टेबल मान आपके डिवाइस पर दोबारा बनाकर या निकालकर दिखाते हैं जो आप पहले से देख सकते हैं।

CSV इंपोर्ट फ़ाइल को आपके डिवाइस पर पढ़ता है। जब आप टेबल बनाते हैं, तो सेल का कंटेंट और कॉलम की सेटिंग सर्वर को भेजी जाती हैं ताकि दस्तावेज़ में सहेजी जा सकें। CSV फ़ाइल खुद अपलोड या सुरक्षित नहीं की जाती, लेकिन इंपोर्ट किए गए नाम और संपर्क जैसी निजी जानकारी पर वही दस्तावेज़ अनुमतियाँ, इतिहास, रखरखाव और हटाने के नियम लागू होते हैं जो हाथ से लिखे टेबल कंटेंट पर होते हैं।

CSV डाउनलोड आपके डिवाइस पर फ़ाइल बनाता है। इसमें टेबल में दिखने वाले नाम और मान, और आपकी अनुमति के हिसाब से दिखने वाले बनाने वाले और संपादित करने वाले के नाम शामिल हो सकते हैं। दस्तावेज़ या अकाउंट हटाने से डाउनलोड की गई फ़ाइलें नहीं हटतीं, इसलिए उन्हें जिस डिवाइस पर सहेजा है वहीं खुद संभालें।

टेबल के नियम, दोहराव और बिना बँटे खर्च के रिमाइंडर

जब मालिक टेबल का ऑटोमैटिक नियम चालू करता है, तो हम उसकी शर्त, कार्रवाई, लक्षित कॉलम, चालू होने की स्थिति, बनाने वाला और बनाने का समय सहेजते हैं। किसी आइटम को पूरा करने पर चुना हुआ तारीख़ वाला सेल आज की तारीख़ से भर सकता है; आइटम पूरा या जोड़ने पर मालिक या ज़िम्मेदार व्यक्ति को सूचना भेजी जा सकती है। नियम की सेटिंग मालिक और संपादन की अनुमति वाले लोग देख सकते हैं, और बदले हुए मान दस्तावेज़ देख सकने वाला कोई भी देख सकता है। दोहराव की सेटिंग आइटम के साथ सहेजी जाती है। जब किसी पूरे हुए आइटम की समय सीमा निकल जाती है और अगली बारी आती है, तो सिस्टम उसका स्टेटस फिर से अधूरा कर देता है, समय सीमा आगे बढ़ा देता है और पिछली बार की तारीख़ दर्ज कर लेता है। ये मान भी दस्तावेज़ के इतिहास, रखने और हटाने के नियमों के अनुसार चलते हैं।

बाक़ी खर्च बँटवारे का रिमाइंडर यह गिनकर भेजा जाता है कि खर्च बँटवारे की टेबल में कोई ट्रांसफ़र बाक़ी है या नहीं, और सिर्फ़ दस्तावेज़ के सदस्य मालिक को जाता है। सूचना में बँटवारे की रकम या प्रतिभागियों के नाम नहीं होते। एक ही स्थिति की बार-बार सूचना न जाए, इसके लिए हम गणना के नतीजे को पहचानने वाला रिकॉर्ड सहेजते हैं, और यह दूसरे रिमाइंडर की तरह सूचना, रखने और हटाने की सेटिंग के अनुसार चलता है। आप मेरी सेटिंग में रिमाइंडर बंद कर सकते हैं या उस दस्तावेज़ की सूचनाएँ बंद कर सकते हैं।

विषय-सूची और दूसरे दस्तावेज़ों की सामग्री जोड़ना

विषय-सूची मौजूदा दस्तावेज़ के शीर्षकों से बनती है। ‘दूसरे दस्तावेज़ की सामग्री जोड़ें’ सिर्फ़ मूल दस्तावेज़ और टेक्स्ट की जगह की जानकारी सहेजता है, और देखने वाले की मौजूदा अनुमति से मूल को पढ़कर सिर्फ़ पढ़ने के रूप में दिखाता है। जोड़ा गया दस्तावेज़ देख पाने पर भी, अगर मूल देखने की अनुमति न हो तो मूल सामग्री नहीं दिखती। मूल सामग्री की कोई कॉपी जोड़ने वाले दस्तावेज़ के मुख्य टेक्स्ट, सर्च इंडेक्स, AI इंडेक्स या इतिहास में सहेजी नहीं जाती, और उस दस्तावेज़ की कॉपी बनाने पर भी मूल सामग्री की कॉपी नहीं बनती। मूल दस्तावेज़ हटने या पहुँच खत्म होने पर वह सामग्री दिखना बंद हो जाती है।

अटैच की गई फ़ाइलें और फ़ोटो

सदस्यों की दस्तावेज़ों में अपलोड की गई फ़ाइलों और फ़ोटो को दस्तावेज़ की सामग्री माना जाता है। फ़ाइलें Doci के संचालक द्वारा सीधे मैनेज किए जाने वाले फ़ाइल स्टोरेज डिवाइस (NAS) में रखी जाती हैं, और साथ में फ़ाइल का नाम, आकार, प्रकार, अपलोड करने वाला और अपलोड का समय दर्ज किया जाता है। फ़ोटो (JPEG, PNG, WebP, GIF) अपलोड होने पर हम उनसे शूटिंग की जगह और कैमरे की जानकारी जैसा मेटाडेटा हटा देते हैं और प्रीव्यू के लिए अलग छोटी इमेज बनाते हैं। अगर फ़ाइल खराब होने जैसे कारण से फ़ोटो पढ़ी न जा सके, तो वह मेटाडेटा हटाए बिना सिर्फ़ डाउनलोड के लिए फ़ाइल के रूप में रखी जा सकती है। PDF या ऑफ़िस दस्तावेज़ जैसी दूसरी फ़ाइलों के अंदर का मेटाडेटा, जैसे लेखक की जानकारी, हम नहीं हटाते, इसलिए अपलोड से पहले उसे जाँच लें। फ़ाइलों का प्रीव्यू और डाउनलोड सिर्फ़ वही लोग कर सकते हैं जो दस्तावेज़ देख सकते हैं (मालिक और संपादन, टिप्पणी या देखने की अनुमति वाले लोग); पोल और सर्वे के जवाब वाले लिंक से वे नहीं दिखतीं। एक फ़ाइल 20MB तक की और एक दस्तावेज़ में कुल मिलाकर 100MB तक फ़ाइलें अपलोड की जा सकती हैं, और एक्ज़ीक्यूटेबल फ़ाइलें स्वीकार नहीं की जातीं।

ड्राइव

ड्राइव की फ़ाइल सिर्फ़ उसे अपलोड करने वाला सदस्य देख और डाउनलोड कर सकता है। हालाँकि, जो फ़ाइल किसी दस्तावेज़ से जुड़ी है, उसका मौजूदा वर्शन उस दस्तावेज़ को देख सकने वाला हर व्यक्ति भी देख और डाउनलोड कर सकता है, और नए वर्शन और नए नाम उस फ़ाइल से जुड़े हर दस्तावेज़ में तुरंत दिखने लगते हैं। इन्हें दस्तावेज़ अटैचमेंट वाले ही फ़ाइल स्टोरेज डिवाइस (NAS) पर रखा जाता है, और साथ में फ़ाइल का नाम, आकार, प्रकार, अपलोड का समय, पसंदीदा का निशान, ट्रैश की स्थिति, फ़ोल्डर के नाम और जगह, फ़ाइल दस्तावेज़ों से जुड़ी है या नहीं, और लिंक कब और क्यों हटाया गया, यह सब दर्ज किया जाता है। नया वर्शन अपलोड करने पर पिछले वर्शन की फ़ाइलें भी हर फ़ाइल के लिए ज़्यादा से ज़्यादा 10 ताज़ा वर्शन तक रखी जाती हैं, और हटाए गए वर्शन व फ़ोल्डर उसी तरह मिटाए जाते हैं जैसे हमेशा के लिए हटाई गई फ़ाइलें। ड्राइव की फ़ाइल हमेशा के लिए हटाने पर भी किसी दस्तावेज़ से जुड़ी वही फ़ाइल उस दस्तावेज़ के अटैचमेंट के रूप में बनी रहती है। फ़ोटो के मेटाडेटा को अटैचमेंट की तरह ही संभाला जाता है।

ड्राइव फ़ाइल अपलोड होने, नया वर्शन मिलने, नाम बदलने, फ़ोल्डर बनने या हटने, फ़ाइल को दस्तावेज़ से जोड़ने या लिंक हटाने, और आइटम को ट्रैश में डालने, वापस लाने या हमेशा के लिए हटाने की घटनाएँ, और ये किसके अनुरोध पर हुईं, यह सब फ़ाइल के नाम या कंटेंट के बिना सिर्फ़ पहचान नंबरों के साथ दर्ज होता है, 1 साल रखा जाता है और फिर मिटा दिया जाता है। फ़ाइल हमेशा के लिए हटाने या अकाउंट हटाने के बाद भी ये रिकॉर्ड रखने की अवधि खत्म होने तक सिर्फ़ पहचान नंबर और ‘हटाया गया उपयोगकर्ता’ के रूप में बने रहते हैं।

AI असिस्टेंट

AI असिस्टेंट एक वैकल्पिक सुविधा है। AI प्रोसेसिंग तब होती है जब कोई सदस्य AI असिस्टेंट पैनल में अनुरोध करता है, या जब उनकी खुद चालू की हुई कोई शेड्यूल्ड सुविधा (जैसे साप्ताहिक प्रगति सारांश) चलती है। तब अनुरोध का टेक्स्ट, चुना हुआ टेक्स्ट और उस सुविधा के लिए ज़रूरी दस्तावेज़ का कंटेंट, जो अनुरोध करने वाला व्यक्ति उस समय देख सकता है (मुख्य टेक्स्ट, टेबल, टिप्पणियाँ, पोल और सर्वे के नतीजे, फ़ैसले, जोड़ी गई टेक्स्ट फ़ाइलों का टेक्स्ट आदि), AI मॉडल को भेजा जाता है। साझा दस्तावेज़ में इसमें दूसरे प्रतिभागियों का लिखा कंटेंट और दस्तावेज़ में दिखने वाले नाम भी शामिल हो सकते हैं। जब किसी AI सुविधा को अटैच की गई फ़ोटो या PDF चाहिए होती हैं, तो Doci सर्वर खुद उनका टेक्स्ट पढ़ता है (macOS का बिल्ट-इन टेक्स्ट रिकग्निशन) और पढ़ा हुआ टेक्स्ट, और ज़रूरत हो तो फ़ोटो को भी, AI मॉडल को भेजता है। मेहमान सिर्फ़ सार्वजनिक टेम्पलेट सुझाव इस्तेमाल कर सकते हैं। हालाँकि, दस्तावेज़ खोज इंडेक्स AI असिस्टेंट के इस्तेमाल से स्वतंत्र, हर दस्तावेज़ के लिए बनाया जाता है (नीचे देखें)।

AI प्रोसेसिंग अमेरिका की AI सेवा OpenRouter से होकर जाती है, और इसे OpenRouter से जुड़ी AI मॉडल प्रदाता कंपनियाँ करती हैं। OpenRouter उस मॉडल को देने वाली कंपनियों में से एक को चुनकर अनुरोध भेजता है, और Doci प्रदाता के डेटा रखने या उसे ट्रेनिंग में इस्तेमाल करने पर अलग से रोक नहीं लगाता। इसलिए प्रदाता के आधार पर अनुरोध और जवाब का कंटेंट कुछ समय तक रखा जा सकता है या प्रदाता की अपनी सेवाएँ बेहतर बनाने (मॉडल ट्रेनिंग समेत) में इस्तेमाल हो सकता है। अगर अनुरोध संभाल रहा प्रदाता विफल हो जाए, तो अनुरोध सिर्फ़ उसी प्रदाता को दोबारा भेजा जाता है, किसी दूसरे प्रदाता को नहीं। अनुरोधों के साथ अकाउंट की पहचान वाली जानकारी नहीं जोड़ी जाती। Doci AI अनुरोधों और दस्तावेज़ के कंटेंट को AI की ट्रेनिंग में इस्तेमाल नहीं करता। आम एडमिन स्क्रीन पर अनुरोध का मूल टेक्स्ट नहीं दिखाया जाता; गड़बड़ी की जाँच करने वाले अधिकृत कर्मचारी नीचे दिए रखरखाव नियमों के तहत निजी डायग्नोस्टिक रिकॉर्ड देख सकते हैं। AI का नतीजा पहले अनुरोध करने वाले को प्रीव्यू के रूप में दिखता है, और आपके खुद लागू करने पर ही दस्तावेज़ में जाता है।

जिन अनुरोधों में ताज़ा जानकारी चाहिए (नया दस्तावेज़ बनाना, सामग्री जोड़ना आदि), उनमें AI आपके अनुरोध और दस्तावेज़ की सामग्री के आधार पर एक छोटा सर्च क्वेरी बनाता है, और Doci अपने ही सर्वर पर जो मेटा-सर्च प्रोग्राम (SearXNG) चलाता है, वह उस क्वेरी को कोरिया के बाहर के भी बाहरी सर्च इंजनों को भेजता है। सर्च क्वेरी में आपके अनुरोध या दस्तावेज़ में लिखी बातें (नाम और संपर्क जैसी निजी जानकारी समेत) आ सकती हैं, इसलिए जो बात आप बाहरी सर्च इंजनों को नहीं भेजना चाहते, उसे अनुरोध में न लिखें। सर्च इंजनों को अनुरोध Doci के सर्वर से जाता है, इसलिए आपके अकाउंट या डिवाइस की जानकारी आगे नहीं जाती। हर अनुरोध के लिए Doci का सर्वर सबसे प्रासंगिक ज़्यादा से ज़्यादा 3 वेब पेज खुद खोलकर पढ़ता है, और प्रोसेसिंग खत्म होते ही उनका टेक्स्ट मिटा दिया जाता है। वेब सामग्री इस्तेमाल करने वाले नतीजों में इस्तेमाल हुए सोर्स (शीर्षक, लिंक और खोज की तारीख़) दिए जाते हैं। सिर्फ़ वेब सर्च को अलग से बंद करने की सेटिंग नहीं है।

टेम्पलेट सुझावों में आपका दिया विषय (मेहमान सहित) और सार्वजनिक टेम्पलेट के शीर्षक व सारांश, तथा मतलब से खोजने, संबंधित दस्तावेज़ और अपने दस्तावेज़ों से पूछने में खोज के शब्द, OpenRouter की एम्बेडिंग सुविधा (bge-m3 मॉडल) को भेजे जाते हैं, जो उन्हें अर्थ दर्शाने वाली संख्याओं की सूची में बदल देती है। इस दस्तावेज़ खोज के लिए Doci, AI असिस्टेंट का इस्तेमाल हो या न हो, ट्रैश में न रखे गए हर दस्तावेज़ (सदस्य और मेहमान दोनों के दस्तावेज़) का शीर्षक और देखने की अनुमति से दिखने वाले टेक्स्ट के अंश, दस्तावेज़ बनने या बदलने पर हर बार OpenRouter की एम्बेडिंग सुविधा को भेजकर इंडेक्स करता है। खोज के नतीजों में खोजने वाले सदस्य को सिर्फ़ वही दस्तावेज़ दिखते हैं जो वह उस समय खोल सकता है।

मेहमान के दिखाए जाने वाले नाम AI के पढ़ने वाली टिप्पणियों या संपादन की जानकारी में भी शामिल हो सकते हैं। ज़िम्मेदार व्यक्ति के रूप में जुड़े प्रतिभागियों के नाम दस्तावेज़ सर्च इंडेक्स में शामिल होते हैं और OpenRouter की एम्बेडिंग सेवा को भेजे जाते हैं।

AI रिकॉर्ड का रखरखाव और हटाना

सामान्य AI काम में दिया गया अनुरोध, दस्तावेज़ की सामग्री और टूल के नतीजे सिर्फ़ काम की प्रोसेसिंग के दौरान रखे जाते हैं। तैयार नतीजा अगर जवाब है तो 30 मिनट तक और अगर दस्तावेज़ बदलने वाला सुझाव है तो 15 मिनट तक ही खोला या लागू किया जा सकता है। लागू, रद्द, विफल या समाप्त होने पर अनुरोध और नतीजे की सामग्री मिटा दी जाती है, और बिना सामग्री वाला काम का रिकॉर्ड (फ़ीचर, स्थिति, समय और लागू हुए नतीजे की पहचान) 30 दिन बाद मिटा दिया जाता है। दस्तावेज़ में लागू किया गया नतीजा दस्तावेज़ की सामग्री बन जाता है और दस्तावेज़ के रखरखाव के नियमों के अनुसार चलता है, और AI का बदलाव पूर्ववत करने के लिए ज़रूरी जानकारी 30 दिन तक रखी जाती है। दस्तावेज़ के पास की बातचीत में आपके अनुरोध (1,000 अक्षर तक) और जवाब (1,600 अक्षर तक) सिर्फ़ उसी डिवाइस और अकाउंट पर दिखते हैं जिससे बातचीत शुरू हुई थी, और भेजे जाने के 30 दिन बाद मिटा दिए जाते हैं। आप बातचीत खुद भी हटा सकते हैं। लागू न किए गए साप्ताहिक प्रगति सारांश के प्रीव्यू 7 दिन बाद मिटा दिए जाते हैं। सभी दस्तावेज़ों का सर्च इंडेक्स (शीर्षक, टेक्स्ट के अंश और संख्याओं की सूची) Doci के डेटाबेस में रखा जाता है, दस्तावेज़ बदलने पर नया बनाया जाता है, और दस्तावेज़ को ट्रैश में डालने या हमेशा के लिए हटाने पर मिटा दिया जाता है। AI के पढ़ने के लिए टेक्स्ट फ़ाइलों से निकाला गया टेक्स्ट उस फ़ाइल के हटने पर साथ ही हट जाता है। उपयोग के आँकड़ों में अनुरोध की सामग्री के बिना सिर्फ़ फ़ीचर, स्थिति, लगा समय, अक्षरों की संख्या, टोकन की संख्या, लागत और खोज सफल रही या नहीं, यह रखा जाता है; काम का रिकॉर्ड मिटने या सदस्य के अकाउंट हटाने के बाद इन्हें किसी से जोड़ा नहीं जा सकता। इसके अलावा, आपने AI का पहली बार कब और कौन-सा फ़ीचर इस्तेमाल किया, यह ‘उपयोग विश्लेषण’ रिकॉर्ड में छद्म पहचान मान के साथ 13 महीने तक रहता है और अकाउंट हटाने पर मिटा दिया जाता है। अकाउंट हटाने पर आपकी AI बातचीत, काम के रिकॉर्ड और पूर्ववत करने की जानकारी भी मिटा दी जाती है। ये रिकॉर्ड आपदा से रिकवरी के लिए बने डेटाबेस बैकअप में 30 दिन तक रह सकते हैं। गड़बड़ियों की जाँच और उन्हें दोबारा होने से रोकने के लिए, प्रदाता की खराबी को छोड़कर AI प्रोसेसिंग की समस्याएँ अलग डायग्नोस्टिक रिकॉर्ड में रखी जाती हैं। इनमें मूल अनुरोध और इनपुट की शर्तें, दस्तावेज़ और ब्लॉक जैसी लक्ष्य की पहचान, विफल हुए मॉडल आउटपुट का एक हिस्सा, गड़बड़ी का चरण और कोड, समय और सॉफ़्टवेयर वर्शन शामिल हो सकते हैं। ऑथेंटिकेशन टोकन, कुकी और संपादन व रिकवरी लिंक के गुप्त मान छिपा दिए जाते हैं, और रिकॉर्ड सर्वर की पहुँच-सीमित फ़ाइलों में अधिकतम 30 दिन रखे जाते हैं। स्टोरेज की सीमा पूरी होने पर इन्हें पहले भी मिटाया जा सकता है। ये डायग्नोस्टिक रिकॉर्ड सिर्फ़ गड़बड़ी की जाँच और सुधार के लिए इस्तेमाल होते हैं और केवल अधिकृत कर्मचारी ही इन्हें देख सकते हैं। अकाउंट हटाने के बाद भी ये रिकॉर्ड इसी अलग रखरखाव अवधि के भीतर मिटा दिए जाते हैं; हटाने का अनुरोध Doci संपर्क के ज़रिए किया जा सकता है। जब AI की रोज़ाना सीमा लागू होगी, तब हम हर अकाउंट के लिए उस अवधि की सफल नतीजों की संख्या, ड्राफ़्ट की संख्या, टाइम ज़ोन, रीसेट का समय और हर काम की गिनती हुई या नहीं, यह सहेजेंगे। इन गिनतियों में अनुरोध का कंटेंट नहीं होता, अगली इस्तेमाल अवधि शुरू होने पर ये रीसेट हो जाती हैं, और अकाउंट बंद करने पर हटा दी जाती हैं।

AI प्रोसेसिंग की आउटसोर्सिंग और विदेश में ट्रांसफ़र

AI असिस्टेंट उपलब्ध कराने के लिए, निजी जानकारी वाले हो सकने वाले कंटेंट की प्रोसेसिंग Doci नीचे बताए अनुसार कोरिया के बाहर की कंपनियों को सौंपता है।

• ट्रांसफ़र किए गए डेटा में शामिल नाम: दस्तावेज़ सर्च इंडेक्स में ज़िम्मेदार व्यक्ति के नाम और AI अनुरोध के लिए ज़रूरी टिप्पणी या संपादन की जानकारी में मेहमानों के दिखाए जाने वाले नाम भी शामिल हो सकते हैं।
• डेटा पाने वाले: OpenRouter, Inc. (169 Madison Ave #2404, New York, NY 10016, USA · निजता संपर्क privacy@openrouter.ai) और OpenRouter हर अनुरोध के लिए जो एक AI मॉडल प्रदाता चुनता है। अभी चैट मॉडल (Qwen3.8 27B) के लिए प्रदाता Reka, Wafer, DekaLLM, Ionstream, DeepInfra, Phala, Mancer, Parasail, Chutes, AkashML, CoreWeave, Novita, Alibaba, Cloudflare और Venice हैं, और एम्बेडिंग (bge-m3) के लिए Parasail और DeepInfra। यह सूची बदल सकती है और OpenRouter के हर मॉडल के प्रदाता पेज पर देखी जा सकती है।
• ट्रांसफ़र किए जाने वाले देश: अमेरिका (OpenRouter डेटा को अमेरिका के Google Cloud रीजन में प्रोसेस करता है)। ज़्यादातर मॉडल प्रदाता कंपनियाँ भी अमेरिकी हैं, लेकिन कुछ का मुख्यालय दूसरे देशों में है (जैसे चीन की Alibaba), कुछ यह नहीं बतातीं कि डेटा कहाँ प्रोसेस होता है, और कुछ विकेंद्रीकृत प्रदाता हैं जो कई देशों में फैले सर्वरों पर डेटा प्रोसेस करते हैं।
• ट्रांसफ़र का समय और तरीका: हर बार जब AI फ़ीचर का अनुरोध किया जाता है या आपका चालू किया हुआ शेड्यूल्ड फ़ीचर चलता है, और हर बार जब दस्तावेज़ इंडेक्स बनाया या अपडेट किया जाता है, तब डेटा एन्क्रिप्टेड कनेक्शन (HTTPS) से भेजा जाता है।
• ट्रांसफ़र किया गया डेटा: AI अनुरोध और चुना गया टेक्स्ट, फ़ीचर के लिए ज़रूरी दस्तावेज़ की सामग्री (इसमें दूसरे प्रतिभागियों का लिखा टेक्स्ट और दस्तावेज़ में लिखे नाम जैसी निजी जानकारी हो सकती है), अटैच की गई फ़ोटो और PDF से पढ़ा गया टेक्स्ट और ज़रूरत पड़ने पर फ़ोटो, टेम्पलेट सुझाव के विषय, और सर्च इंडेक्स के लिए सभी दस्तावेज़ों के शीर्षक व टेक्स्ट के अंश और खोजे गए शब्द। अकाउंट की पहचान वाली जानकारी नहीं भेजी जाती।
• उद्देश्य: AI असिस्टेंट के नतीजे बनाना, टेम्पलेट सुझाना, मतलब के आधार पर खोजना और संबंधित दस्तावेज़ ढूँढना
• रखने और इस्तेमाल की अवधि: OpenRouter डेटा प्रोसेसिंग समझौते के अनुसार जवाब बनते ही अनुरोध और जवाब की सामग्री हटा देता है, और बिना सामग्री वाले उपयोग रिकॉर्ड (टोकन संख्या, प्रोसेसिंग समय आदि) सिर्फ़ उतनी अवधि तक रखता है जितनी उसके कारोबारी और कानूनी दायित्वों के लिए ज़रूरी हो। मॉडल प्रदाताओं के डेटा रखने की अवधि और इस्तेमाल का दायरा (ट्रेनिंग में इस्तेमाल सहित) हर प्रदाता की अपनी नीति के अनुसार है, और Doci इसे अलग से सीमित नहीं करता। हर प्रदाता की नीति OpenRouter के हर मॉडल के प्रदाता पेज पर देखी जा सकती है।
• मना करने का तरीका और मना करने पर क्या होगा: अगर आप AI असिस्टेंट इस्तेमाल नहीं करते, तो AI अनुरोधों की वजह से कुछ नहीं भेजा जाता। तब सिर्फ़ AI सुविधाएँ इस्तेमाल नहीं हो सकतीं, दस्तावेज़ की बाकी सारी सुविधाएँ पहले जैसी चलती हैं। साझा दस्तावेज़ में जब कोई दूसरा प्रतिभागी AI इस्तेमाल करता है, तो आपका लिखा भी उसमें शामिल हो सकता है, इसलिए अगर आप यह नहीं चाहते तो वह दस्तावेज़ शेयर न करें। खोज इंडेक्स के लिए भेजा जाने वाला डेटा हर दस्तावेज़ के लिए जाता है, चाहे AI इस्तेमाल हो या नहीं, और अभी सिर्फ़ इसे अलग से मना करने की सुविधा नहीं है। अगर आप यह नहीं चाहते, तो दस्तावेज़ हटा दें (ट्रैश में डालने पर उसका सहेजा हुआ इंडेक्स भी तुरंत हट जाता है) या Doci से संपर्क करके हमें बताएँ।
• बाहरी सर्च इंजन: वेब पर खोजते समय आपके अनुरोध और दस्तावेज़ की सामग्री से बने खोज के शब्द बाहरी सर्च और न्यूज़ इंजनों (DuckDuckGo, Naver, Google News, Bing News, Wikipedia, Wikinews) को भेजे जाते हैं। खोज के शब्दों में निजी जानकारी हो सकती है।

ऑपरेटर की पहुँच

सेवा चलाने (उपयोग के आँकड़े, पूछताछ और रिपोर्ट सँभालने, गड़बड़ी जाँचने) के लिए तय किया गया एक संचालक सदस्यों की सूची (उपनाम, साइन अप की तारीख़, आख़िरी साइन इन का समय, साइन इन का तरीका, भाषा सेटिंग, दस्तावेज़ों की संख्या) और दस्तावेज़ों की सूची (शीर्षक, बनाने का तरीका, स्थिति, बनाने और संपादन का समय, प्रतिभागियों, टिप्पणियों और शेयर लिंक की संख्या, फ़ाइलों की संख्या और आकार) देख सकता है। संचालक दस्तावेज़ का मुख्य टेक्स्ट, फ़ाइलों के नाम और सामग्री, और शेयर लिंक के सीक्रेट नहीं देखता, और संचालक के हर देखने का रिकॉर्ड रखा जाता है। रोज़ के आँकड़े सिर्फ़ ऐसे योग के रूप में रखे जाते हैं जिनसे किसी व्यक्ति की पहचान न हो सके, और उपयोग विश्लेषण के रिकॉर्ड व्यक्ति के हिसाब से नहीं देखे जाते, सिवाय तब जब आपके खुद के उन्हें देखने या हटाने के अनुरोध को सँभालना हो (‘उपयोग विश्लेषण’ देखें)।

उपयोग विश्लेषण

सेवा को बेहतर बनाने और उपयोग के आँकड़े निकालने के लिए Doci के अपने सर्वर इस्तेमाल के कुछ चरण सीधे दर्ज करते हैं। दर्ज होने वाले चरण हैं: साइन अप, पहला दस्तावेज़ बनाना (यह भी कि वह खाली दस्तावेज़, टेम्पलेट, कॉपी या AI में से किससे शुरू हुआ), शेयर (लिंक, जवाब का लिंक, आमंत्रण, टीम, ग्रुप स्पेस) बनाना, शेयर लिंक को पहली बार खोलना, दिन में एक बार का इस्तेमाल (जिस दिन आपने Doci की कोई स्क्रीन या दस्तावेज़ खोला या दस्तावेज़ में कुछ किया), काम की टेबल का पहला इस्तेमाल, और AI का पहला इस्तेमाल (AI से पहला अनुरोध करने का समय)।

ये रिकॉर्ड उन अनुरोधों से बनते हैं जिन्हें Doci सदस्यों और मेहमानों को सेवा देने के लिए पहले से प्रोसेस करता है, और ये सिर्फ़ अलग गुप्त कुंजी से बदले गए अकाउंट या डिवाइस आइडेंटिफ़ायर के साथ रखे जाते हैं। इसलिए हम इन्हें कोरिया के निजी जानकारी संरक्षण कानून (Personal Information Protection Act) की धारा 15(3) के तहत, संग्रह के मूल उद्देश्य से तर्कसंगत रूप से जुड़े दायरे में अतिरिक्त रूप से इस्तेमाल करते हैं। इसके क्रियान्वयन आदेश (Enforcement Decree) की धारा 14-2 के तहत Doci ने ये मानदंड लागू किए: यह इस्तेमाल सदस्यों और मेहमानों को सेवा देने के मूल उद्देश्य से जुड़ा है, सेवा के काम करने के तरीके से इसकी उम्मीद की जा सकती है, इससे आपको कोई नुकसान नहीं होता, आइडेंटिफ़ायर अलग गुप्त कुंजी से बदलकर रखे जाते हैं, और इसमें दस्तावेज़ की कोई सामग्री नहीं होती।

इन रिकॉर्ड में सिर्फ़ ये चीज़ें रहती हैं: चरण और उसका समय (मिनट तक), इंटरफ़ेस की भाषा, आप सदस्य हैं या मेहमान, ये रिकॉर्ड शुरू होने से पहले से अकाउंट या डिवाइस Doci इस्तेमाल कर रहा था या नहीं, दस्तावेज़ कैसे बना (खाली, टेम्पलेट, कॉपी या AI), कैसे शेयर किया गया (लिंक, जवाब का लिंक, आमंत्रण, टीम या ग्रुप स्पेस) और लिंक दोबारा बनाया गया या नहीं, आपकी पहली इस्तेमाल की हुई AI सुविधा, और हर व्यक्ति के लिए अलग छद्म पहचान मान (आपके अकाउंट या डिवाइस की पहचान को गुप्त कुंजी से बदला हुआ मान)। इनसे यह पता नहीं चलता कि कौन-सा दस्तावेज़, लिंक, आमंत्रण या टीम थी। उपयोग विश्लेषण के रिकॉर्ड में दस्तावेज़ के शीर्षक और कंटेंट, लिंक के सीक्रेट, नाम और ईमेल, IP पते, ब्राउज़र की जानकारी या लोकेशन कभी नहीं रहते। हम कोई बाहरी एनालिटिक्स टूल इस्तेमाल नहीं करते और कोई नई कुकी या ब्राउज़र स्टोरेज नहीं बनाते। उपयोग विश्लेषण के लिए हम साइन इन और डिवाइस जाँच में इस्तेमाल होने वाली मौजूदा कुकी (या ऐप की साइन-इन जानकारी) में मौजूद डिवाइस पहचान मान और आपकी इंटरफ़ेस भाषा की सेटिंग का ही इस्तेमाल करते हैं। अगर आप यूरोपीय आर्थिक क्षेत्र (EEA), यूनाइटेड किंगडम या स्विट्ज़रलैंड से जुड़ते हैं, या आपका ब्राउज़र या ऐप Global Privacy Control (GPC, ट्रैक न करने का संकेत) भेजता है, तो हम उपयोग विश्लेषण रिकॉर्ड नहीं करते।

साइन इन करने पर, उस डिवाइस पर साइन इन से पहले बने रिकॉर्ड उस समय साइन इन किए गए अकाउंट से जुड़ जाते हैं। अगर आप किसी मेहमान के बनाए दस्तावेज़ को रिकवरी की से अपने अकाउंट में लाते हैं, तो उस मेहमान के रिकॉर्ड भी आपके अकाउंट से जुड़ जाते हैं। तय किया गया संचालक हर व्यक्ति के हिसाब से नहीं देख सकता: वह सिर्फ़ शुरुआती हफ़्ते के हिसाब से कुल आँकड़े और दिन के हिसाब से रिकॉर्ड की स्थिति देखता है। हालाँकि, जब तक उपयोगकर्ता कम हैं, तब तक किसी हफ़्ते का कुल आँकड़ा सिर्फ़ एक-दो लोगों के रिकॉर्ड का हो सकता है। शेयर लिंक खोलने वालों की संख्या भी सिर्फ़ कुल के रूप में देखी जाती है और दस्तावेज़ के मालिक को कभी नहीं दिखाई जाती।

Doci इस्तेमाल करने के दिन और शेयर लिंक को पहली बार खोलने के रिकॉर्ड 90 दिन बाद हट जाते हैं, और बाक़ी रिकॉर्ड 13 महीने बाद। 13 महीने से पुराने साप्ताहिक योग में हम सिर्फ़ 5 या ज़्यादा लोगों वाला कुल योग रखते हैं। अकाउंट हटाने पर हम आपके रिकॉर्ड और आपके अकाउंट से जुड़े साइन इन से पहले के रिकॉर्ड हटा देते हैं, और जिन साप्ताहिक योगों में आप गिने गए थे उन्हें उस अवधि के लिए फिर से गिना जाता है जब तक मूल रिकॉर्ड रखे जाते हैं। उससे पुराने साप्ताहिक योग सिर्फ़ लोगों की संख्या के रूप में रहते हैं, और उनमें से 5 से कम लोगों वाले शुरुआती सप्ताह के योग छिपा दिए जाते हैं। आपदा से उबरने वाले डेटाबेस बैकअप में ये 30 दिन तक रह सकते हैं, और ऐसे बैकअप से बहाल करने पर ये फिर से हटा दिए जाते हैं। जिन डिवाइस पर कभी साइन इन नहीं हुआ, उनके रिकॉर्ड किसी सदस्य अकाउंट से नहीं जुड़े होते, इसलिए हम संपर्क फ़ॉर्म से यह पुष्टि नहीं कर सकते कि वे आपके हैं; तय अवधि पूरी होने पर वे हट जाते हैं। मेहमान अपने ब्राउज़र में GPC (ट्रैक न करने का सिग्नल) चालू करके रिकॉर्डिंग रोक सकते हैं। ऐप में साइन इन किए बिना इस्तेमाल करते समय रिकॉर्डिंग रोकने की सेटिंग अभी नहीं है। सदस्य Doci संपर्क फ़ॉर्म से अपने उपयोग विश्लेषण रिकॉर्ड देखने, हटाने या रोकने (आगे रिकॉर्ड न करने) का अनुरोध कर सकते हैं।

ईमेल वेरिफ़िकेशन की स्थिति

जब कोई साइन-इन प्रदाता ईमेल सत्यापन की स्थिति बताता है, तो हम हर प्रदाता के लिए वह स्थिति और जाँच का समय सहेजते हैं। आप ऐसे प्रदाता से भी साइन अप कर सकते हैं जो सत्यापन की स्थिति नहीं बताता। अकाउंट बंद करने पर ये रिकॉर्ड मिटा दिए जाते हैं।

अनुरोध की सीमाएँ

बार-बार साइन अप और मेहमान के रूप में शुरू करने से रोकने के लिए हम IP पते और मौजूदा डिवाइस कुकी को छद्म हैश मान में बदलकर गिनती की सीमा लगाते हैं। साइन अप की सीमा हर IP से दिन में 30 बार और हर डिवाइस से दिन में 5 बार है, और मेहमान सेशन बनाने की सीमा हर IP से घंटे में 60 बार और हर डिवाइस से दिन में 20 बार है। हम इन रिकॉर्ड में मूल IP नहीं सहेजते, हैश मान को उपयोग विश्लेषण में इस्तेमाल नहीं करते और दो दिन बाद हटा देते हैं। ब्राउज़र फ़िंगरप्रिंट इकट्ठा नहीं किया जाता।

ब्राउज़र स्टोरेज और शेयर लिंक

हम आपका साइन-इन सेशन, डिवाइस की पहचान की जानकारी, हाल के दस्तावेज़ों की पहुँच के रिकॉर्ड और बिना सहेजे ड्राफ़्ट कुकी और ब्राउज़र स्टोरेज में रखते हैं। लिंक के सीक्रेट सर्वर पर हैश के रूप में रखे जाते हैं। ब्राउज़र का डेटा मिटाने पर मेहमान की पहुँच के रिकॉर्ड या बिना सहेजा इनपुट खो सकता है। दस्तावेज़ों में देखी गई फ़ोटो और फ़ाइलें आपके ब्राउज़र कैश में रह सकती हैं (हर बार खोलने पर अनुमति दोबारा जाँची जाती है)। कई लोगों के इस्तेमाल वाले डिवाइस पर काम पूरा होने के बाद ब्राउज़र का डेटा मिटा दें। हम दस्तावेज़ की स्क्रीन पर विज्ञापन या बाहरी एनालिटिक्स टूल नहीं लगाते। उपयोग विश्लेषण (देखें ‘उपयोग विश्लेषण’) Doci के अपने सर्वर खुद दर्ज करते हैं। इसके लिए हम कोई नई कुकी या ब्राउज़र स्टोरेज नहीं बनाते, और उपयोग विश्लेषण के लिए साइन इन और डिवाइस जाँच में इस्तेमाल होने वाली मौजूदा कुकी (या ऐप की साइन-इन जानकारी) में मौजूद डिवाइस पहचान मान और आपकी इंटरफ़ेस भाषा की सेटिंग का ही इस्तेमाल करते हैं।

टेबल व्यू और बंद किए गए शीर्षक जैसी स्क्रीन की पसंद इस डिवाइस के ब्राउज़र स्टोरेज में याद रखी जाती हैं ताकि आप वही व्यू दोबारा खोल सकें। इन्हें ‘याद रखे गए व्यू रीसेट करें’ या ब्राउज़र डेटा हटाकर मिटाया जा सकता है।

“लिंक प्रीव्यू में शीर्षक दिखाएँ” डिफ़ॉल्ट रूप से बंद रहता है। अगर मालिक किसी लिंक के लिए इसे चालू करता है, तो उस लिंक वाले लोग और KakaoTalk जैसे मैसेंजर की लिंक प्रीव्यू सेवाएँ दस्तावेज़ का शीर्षक देख सकती हैं (पोल या सर्वे लिंक के लिए सवाल का शीर्षक और खत्म होने का समय)। मुख्य टेक्स्ट और प्रतिभागियों के नाम नहीं दिखते। इसे बंद करने, लिंक रद्द करने या नया लिंक बनाने पर Doci शीर्षक दिखाना बंद कर देता है, लेकिन मैसेंजर के पहले से बने प्रीव्यू उस सेवा में बने रह सकते हैं।

यह डिवाइस टाइमलाइन के लिए चुने गए तारीख़ कॉलम, ग्राफ़ के आधार और वैल्यू कॉलम, ग्राफ़ का आकार और सारांश के विकल्प भी याद रखता है। स्क्रीन की ये पसंद सर्वर पर अलग से सहेजी या दूसरों से शेयर नहीं की जातीं, और ‘याद रखे गए व्यू रीसेट करें’ या ब्राउज़र डेटा हटाकर मिटाई जा सकती हैं।

शेयर भेजना और कैलेंडर फ़ाइलें

जब मालिक ‘शीर्षक के साथ कॉपी करें’ या ‘भेजें’ चुनता है, तो डिवाइस पर शेयरिंग संदेश बनता है जिसमें दस्तावेज़ या सवाल का शीर्षक, पोल या सर्वे की समय सीमा (अगर हो), और लिंक का गुप्त मान वाला पता शामिल होता है। संदेश चुने गए क्लिपबोर्ड या डिवाइस के शेयर शीट से जाता है और इसे Doci के सर्वर पर अलग से सहेजा नहीं जाता। पाने वाले और चुना गया ऐप भेजा गया शीर्षक और लिंक देख सकते हैं। Doci में दस्तावेज़ हटाने से पहले से कॉपी किए या भेजे गए संदेश नहीं हटते; उनका रखा जाना और हटाया जाना पाने वाले लोग और ऐप संभालते हैं।

‘KakaoTalk से भेजें’ तभी इस्तेमाल हो सकता है जब KakaoTalk शेयरिंग चालू हो। मालिक के इसे चुनने पर ब्राउज़र Kakao की शेयरिंग स्क्रिप्ट लोड करता है, और Kakao को IP पता, ब्राउज़र की जानकारी, तथा भेजा जाने वाला शीर्षक, संदेश और लिंक (सीक्रेट सहित) मिलता है। Kakao की शेयरिंग स्क्रिप्ट इस डिवाइस के ब्राउज़र में जानकारी सहेज सकती है। भेजा गया संदेश पाने वाले देख सकते हैं। Kakao के पास और आपके डिवाइस पर रखी जानकारी कितने समय रहेगी और कैसे हटेगी, यह उस सेवा की नीति और ब्राउज़र सेटिंग पर निर्भर है। Doci दस्तावेज़ हटाने या अकाउंट हटाने से पहले भेजे जा चुके संदेश नहीं हटते।

कैलेंडर में इवेंट जोड़ने के लिए डाउनलोड की गई ICS फ़ाइल आपके डिवाइस पर बनती है और Doci के सर्वर पर अलग से सहेजी नहीं जाती। उसमें दस्तावेज़ का शीर्षक, जानकारी का नाम और तारीख़-समय होता है; शेयर लिंक, प्रतिभागियों की सूची या मुख्य टेक्स्ट नहीं होता। शीर्षक या जानकारी के नाम में आपने खुद जो निजी जानकारी लिखी हो, वह शामिल हो सकती है। फ़ाइल पाने वाले लोग या जिस कैलेंडर में आप उसे इंपोर्ट करें उसे एक्सेस करने वाले लोग सामग्री देख सकते हैं, और कैलेंडर की सेटिंग के अनुसार यह किसी बाहरी सेवा से सिंक भी हो सकती है। दस्तावेज़ हटाने या अकाउंट हटाने से डाउनलोड की गई फ़ाइलें और कैलेंडर इवेंट नहीं मिटते, इसलिए उन्हें अपने डिवाइस और कैलेंडर में खुद मैनेज करें।

रखने और हटाने के अनुरोध

अकाउंट की जानकारी तब तक रखी जाती है जब तक हम सदस्य सेवा दे रहे हैं, और अकाउंट हटाते ही तुरंत हटा दी जाती है। आप “मेरी सेटिंग” के अकाउंट सेक्शन में पुष्टि वाला वाक्य लिखकर तुरंत अकाउंट हटा सकते हैं, और आप सभी डिवाइस पर साइन आउट हो जाते हैं। अकाउंट हटाने पर आपका साइन इन कनेक्शन, उपनाम, सेटिंग और सहमति के रिकॉर्ड, प्रोफ़ाइल फ़ोटो, लाइब्रेरी की व्यवस्था, मेरे टेम्पलेट और सहेजे हुए बंडल, आपके मालिकाना वाले दस्तावेज़ (साझा दस्तावेज़ों और ट्रैश के दस्तावेज़ों समेत), दूसरों के दस्तावेज़ों में आपकी टिप्पणियाँ और पोल व सर्वे के जवाब, आपके अकाउंट से भेजी गई पूछताछ, और उपयोग विश्लेषण रिकॉर्ड हट जाते हैं। अगर दूसरों ने आपकी किसी टिप्पणी का जवाब दिया है, तो सिर्फ़ खाली की गई “हटाई गई टिप्पणी” की जगह बचती है। दूसरों के दस्तावेज़ों में आपका जोड़ा मुख्य टेक्स्ट, टेबल, रिकॉर्ड और फ़ाइलें उन दस्तावेज़ों का हिस्सा होती हैं, इसलिए रहती हैं, और लेखक बिना नाम के “हटाया गया उपयोगकर्ता” के रूप में दिखता है। जिस डिवाइस पर आपने कभी साइन इन नहीं किया, उस पर बचे मेहमान दस्तावेज़ आपके अकाउंट का हिस्सा नहीं होते, इसलिए रहते हैं। जो चीज़ें देर से प्रोसेस होती हैं वे कुछ ही मिनटों में पूरी तरह हट जाती हैं। प्रोफ़ाइल फ़ोटो बदलने या हटाने पर वह तुरंत दिखना बंद हो जाती है और 24 घंटे के अंदर फ़ाइल स्टोरेज से मिटा दी जाती है। ट्रैश में गए दस्तावेज़ 30 दिन के अंदर वापस लाए जा सकते हैं, लेकिन हमेशा के लिए हटाने के बाद नहीं। बिना साइन इन के बनाए गए दस्तावेज़ को अगर 90 दिन तक कोई न खोले तो वह ट्रैश में चला जाता है और 30 दिन बाद हमेशा के लिए हट जाता है। जब आप किसी डिवाइस पर साइन इन करते हैं, तो उस डिवाइस पर बिना साइन इन के बने दस्तावेज़ आपकी अकाउंट लाइब्रेरी में आ जाते हैं और उसके बाद सदस्य दस्तावेज़ के रूप में रखे जाते हैं। ट्रैश के दस्तावेज़ की फ़ाइलें वापस लाने की आख़िरी तारीख़ तक रखी जाती हैं लेकिन खोली नहीं जा सकतीं, और हमेशा के लिए हटाने के 24 घंटे के अंदर फ़ाइल स्टोरेज से मिटा दी जाती हैं। दस्तावेज़ में अपलोड की गई लेकिन इस्तेमाल न हुई फ़ाइलें 24 घंटे बाद हटा दी जाती हैं, और दस्तावेज़ से हटाई गई फ़ाइलें पूर्ववत करने और इतिहास से वापस लाने के लिए 30 दिन रखकर फिर हटा दी जाती हैं। अगर कॉपी से बना कोई दस्तावेज़ वही फ़ाइल इस्तेमाल कर रहा है, तो वह फ़ाइल तभी हटाई जाती है जब वह उस दस्तावेज़ से भी हट जाए। अकाउंट हटाने पर आपकी अपलोड की हुई लेकिन किसी दस्तावेज़ में इस्तेमाल न हुई फ़ाइलें हटा दी जाती हैं, और अकाउंट के साथ हटे दस्तावेज़ों व प्रोफ़ाइल फ़ोटो की फ़ाइलें 24 घंटे के अंदर फ़ाइल स्टोरेज से मिटा दी जाती हैं। खराबी से उबरने के लिए रखी गई डेटाबेस बैकअप कॉपी बनने के 30 दिन बाद हटा दी जाती हैं, और अगर उससे पहले कभी बैकअप से रिस्टोर करना पड़े, तो रिस्टोर किए गए डेटा का इस्तेमाल करने से पहले अकाउंट हटाने और हमेशा के लिए हटाने के रिकॉर्ड दोबारा लागू किए जाते हैं। अगर हम फ़ाइल स्टोरेज का बैकअप रखना शुरू करते हैं, तो बैकअप कॉपी कितने समय रखी जाती हैं, यह इस नीति में जोड़ देंगे। बाहरी साइन इन टोकन एन्क्रिप्ट करके रखे जाते हैं और अकाउंट हटाने पर रद्द कर दिए जाते हैं; रद्द करना विफल हो तो 7 दिन तक दोबारा कोशिश की जाती है। आपका Google या Naver अकाउंट खुद नहीं हटाया जाता। टीम में बनाए गए दस्तावेज़ अपवाद हैं। अकाउंट हटाते समय अगर कोई दूसरा सक्रिय टीम सदस्य बचा हो, तो मालिकाना हक़ टीम एडमिन या किसी उत्तराधिकारी सदस्य को चला जाता है, और दस्तावेज़, अटैचमेंट और टीम संग्रह टीम में ही रहते हैं। एडमिन भी टीम दस्तावेज़ का मालिकाना हक़ किसी और को दे सकता है। टीम में लाए गए निजी दस्तावेज़ अपने मूल मालिकाना हक़ और हटाने के नियमों का पालन करते हैं। अगर कोई योग्य टीम सदस्य नहीं बचा, तो अकाउंट हटाने की पुष्टि वाली स्क्रीन में दिखाए अनुसार वे हटा दिए जाते हैं।

मेहमान के दिखाए जाने वाले नाम, उपस्थिति सर्वे और तारीख़ पोल के जवाब, और खर्च बँटवारे की सामग्री भी दस्तावेज़ के साथ रखी जाती है और दस्तावेज़ हमेशा के लिए हटाने पर साथ में हट जाती है। दस्तावेज़ को ट्रैश में ले जाने पर उसे 30 दिन तक वापस लाया जा सकता है। मेहमान के स्वामित्व वाले जो दस्तावेज़ 90 दिन तक कोई न खोले, वे ट्रैश में चले जाते हैं और 30 दिन बाद हमेशा के लिए हट जाते हैं। मेहमान द्वारा दूसरों के दस्तावेज़ में छोड़े गए नाम और जवाबों पर यह 90 दिन का नियम अलग से लागू नहीं होता। सदस्य अकाउंट हटाए तो उसके अपने दस्तावेज़ और दूसरों के दस्तावेज़ में उसकी टिप्पणियाँ, वोट और सर्वे के जवाब हटा दिए जाते हैं। जिन टिप्पणियों पर दूसरों ने जवाब दिया है, उनकी सामग्री हटकर सिर्फ़ खाली जगह बचती है। हटाई गई जानकारी आपदा से उबरने वाले डेटाबेस बैकअप में बनने की तारीख़ से अधिकतम 30 दिन तक रह सकती है। टीम में बनाए गए दस्तावेज़ अपवाद हैं। अकाउंट हटाते समय अगर कोई दूसरा सक्रिय टीम सदस्य बचा हो, तो मालिकाना हक़ टीम एडमिन या किसी उत्तराधिकारी सदस्य को चला जाता है, और दस्तावेज़, अटैचमेंट और टीम संग्रह टीम में ही रहते हैं। एडमिन भी टीम दस्तावेज़ का मालिकाना हक़ किसी और को दे सकता है। टीम में लाए गए निजी दस्तावेज़ अपने मूल मालिकाना हक़ और हटाने के नियमों का पालन करते हैं। अगर कोई योग्य टीम सदस्य नहीं बचा, तो अकाउंट हटाने की पुष्टि वाली स्क्रीन में दिखाए अनुसार वे हटा दिए जाते हैं।

किसी दस्तावेज़ को हमेशा के लिए हटाने पर उसकी सूचनाएँ, दस्तावेज़ की अलग सूचना सेटिंग, रिमाइंडर के दोहराव से बचाने वाला रिकॉर्ड और आख़िरी बार देखने का रिकॉर्ड भी हट जाता है। अकाउंट हटाने पर आपको मिली सूचनाएँ और सूचना सेटिंग, आख़िरी बार देखने का रिकॉर्ड, आपके बनाए ग्रुप स्पेस और उनके लिंक, दस्तावेज़ों की सूची और भागीदारी का रिकॉर्ड, और दूसरे स्पेस में आपकी भागीदारी का रिकॉर्ड हट जाता है। दूसरों के पास बची सूचनाओं में आपकी गतिविधि का नाम ‘हटाया गया उपयोगकर्ता’ के रूप में दिखता है। टीम में बनाए गए दस्तावेज़ अपवाद हैं। अकाउंट हटाते समय अगर कोई दूसरा सक्रिय टीम सदस्य बचा हो, तो मालिकाना हक़ टीम एडमिन या किसी उत्तराधिकारी सदस्य को चला जाता है, और दस्तावेज़, अटैचमेंट और टीम संग्रह टीम में ही रहते हैं। एडमिन भी टीम दस्तावेज़ का मालिकाना हक़ किसी और को दे सकता है। टीम में लाए गए निजी दस्तावेज़ अपने मूल मालिकाना हक़ और हटाने के नियमों का पालन करते हैं। अगर कोई योग्य टीम सदस्य नहीं बचा, तो अकाउंट हटाने की पुष्टि वाली स्क्रीन में दिखाए अनुसार वे हटा दिए जाते हैं।

ड्राइव ट्रैश की फ़ाइलें 30 दिन बाद, और हमेशा के लिए हटाई गई ड्राइव फ़ाइलें 24 घंटे के अंदर फ़ाइल स्टोरेज से मिटा दी जाती हैं। अकाउंट हटाने पर आपकी ड्राइव की सभी फ़ाइलें (ट्रैश समेत) हटा दी जाती हैं।

संपर्क और आपके अधिकार

अकाउंट और जानकारी हटाना आप मेरी सेटिंग में खुद कर सकते हैं। अपनी निजी जानकारी देखने या सुधारने के अनुरोध, उपयोग विश्लेषण रिकॉर्ड देखने, हटाने या रोकने (आगे रिकॉर्ड न करने) के अनुरोध, और अकाउंट से जुड़े दूसरे अनुरोध कृपया Doci के संपर्क फ़ॉर्म से भेजें। आपके संदेश की सामग्री और, अगर आप साइन इन हैं, तो आपके अकाउंट की पहचान, पूछताछ निपटाने के लिए 90 दिन तक रखी जाती है, और अकाउंट हटाने पर आपके अकाउंट से भेजी गई पूछताछ भी हटा दी जाती है। पासवर्ड, वेरिफ़िकेशन कोड या राष्ट्रीय पहचान संख्या न भेजें।